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Chatbot de WhatsApp: proceso, procedimiento y qué se necesita de vosotros

El proceso en el tema chatbot de WhatsApp desde la primera pregunta hasta el funcionamiento en vivo — incluyendo lo que debéis aportar para que funcione.

Presupuesto tras consulta2 a 3 semanasEstado 2026
En resumen

Un proyecto de chatbot de WhatsApp se desarrolla en 4 pasos: desde «configurar canal» hasta «puesta en marcha», en total 2 a 3 semanas. Cada paso termina con una aprobación clara antes de que empiece el siguiente.

01 — Proceso

Los pasos en detalle

  1. Configurar canal

    Cuenta Business, verificación del número, nombre visible y perfil. Esto dura unos días según la revisión.

  2. Construir árbol de respuestas

    Las consultas más frecuentes se convierten en un diálogo que lleva rápido al objetivo en lugar de a un menú con ocho niveles.

  3. Integrar al equipo

    Quién ve qué, quién responde, cómo se traspasa. Se configura y explica la bandeja de entrada.

  4. Puesta en marcha

    El número se coloca en sitio web, perfil de Google y en la firma. Después observamos con vosotros las primeras semanas.

02 — Participación

Qué necesitamos de ti

  • Una persona de contacto que pueda decidir — no solo derivar.
  • Acceso a los sistemas involucrados, a tiempo y no el día de la puesta en marcha.
  • Ejemplos reales del día a día — cuanto más desordenados, más útiles para la prueba.
  • De dos a cuatro horas para coordinación, distribuidas durante la duración del proyecto.
  • Una respuesta a la pregunta de qué significa el éxito. Sin ella, no se puede evaluar nada después.

03 — Alcance

Qué incluye

  • Configuración del acceso oficial WhatsApp Business incluyendo verificación
  • Respuestas automáticas a las consultas más frecuentes, con transferencia a una persona
  • Bandeja de entrada compartida para el equipo en lugar de mensajes en un teléfono privado
  • Plantillas para recordatorios de citas, estado de pedidos y consultas
  • Integración con CRM o sistema de pedidos, para que los historiales pertenezcan al cliente
  • Lógica de consentimiento y avisos de privacidad según RGPD

04 — Preguntas

Preguntas frecuentes

¿Pueden varias personas responder al mismo tiempo?

Sí, esa es una de las principales razones para el cambio. La bandeja de entrada compartida muestra quién está atendiendo cada chat y evita respuestas duplicadas.

¿Qué tan rápido debemos responder a los mensajes?

No hay ninguna exigencia de Meta, pero la expectativa del cliente en WhatsApp está en minutos, no horas. Las respuestas automáticas capturan exactamente esa expectativa hasta que alguien toma el control personalmente.

¿Es siquiera posible usar WhatsApp para empresas de forma conforme con el RGPD?

A través de la interfaz Business oficial con un proveedor europeo sí, con contrato de encargo de tratamiento de datos y opt-in. La app privada de WhatsApp en un móvil de empleado es la variante que causa problemas; exactamente esa es la que sustituimos.

¿Necesitamos un smartphone propio para eso?

No. El acceso Business funciona a través del número que tú determines, y la bandeja de entrada compartida es accesible vía navegador o app para todo el equipo, no está vinculada a un solo dispositivo.

¿Cuánto cuesta WhatsApp en la operación corriente?

Meta cobra por conversación, escalonado por categoría. Para una pequeña empresa típica, las tarifas están en el rango bajo de dos cifras por mes. Te lo calculamos previamente en función de tu volumen de mensajes.

¿Podemos escribir a clientes sin más?

Solo con consentimiento previo y dentro de las plantillas permitidas por Meta. La captación en frío vía WhatsApp no está permitida ni es inteligente. Los recordatorios de citas a clientes existentes, por el contrario, no son problemáticos.

¿Qué pasa con nuestro número actual?

Un número que ya se está utilizando en la app normal de WhatsApp debe migrarse; el historial se pierde en el proceso. Por eso muchas empresas toman un segundo número y redirigen gradualmente.

05 — Decisión

Cómo seguir adelante

El siguiente paso más económico es una conversación, no un presupuesto. Veinte minutos suelen bastar para aclarar si un proyecto tiene sentido, en qué marco se mueve y si somos los indicados para ello.

Si no es así, lo decimos. Un no honesto cuesta menos que un proyecto que se cancela después de tres meses — para ambas partes.

Siguiente paso

Enviadnos unas líneas sobre vuestro proyecto.

Leemos cada consulta personalmente y respondemos de forma directa. Sin equipo comercial, sin formulario de devolución de llamada al vacío.