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¿Qué se necesita para un chatbot de WhatsApp? Los requisitos

Antes de que un chatbot de WhatsApp tenga sentido, deben existir algunas cosas en el negocio. Cuáles son — y cuáles supuestos requisitos en realidad no lo son.

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En resumen

Para un chatbot de WhatsApp un negocio necesita tres cosas: un proceso concreto que hoy cueste tiempo o pedidos, contenidos o datos existentes con los que trabajar, y una persona que pueda decidir. Los conocimientos técnicos previos no son necesarios expresamente.

01 — Requisitos

Lo que necesitáis para un chatbot de WhatsApp

Un motivo claramente definido. No «deberíamos hacer algo con IA», sino un proceso que hoy demostrablemente cuesta tiempo o contratos.
Contenidos o datos existentes. Chatbot de WhatsApp trabaja con lo que hay. Cuanto más completa la situación de partida, más breve la configuración.
Acceso a los sistemas afectados. Quien gestiona los accesos debe estar involucrado desde el principio: esta es, según la experiencia, la causa más frecuente de retrasos.
Una persona de contacto con poder de decisión. Una, no tres.
Disposición a ajustar tras la puesta en marcha. Las primeras semanas de operación real muestran qué faltaba en el concepto. Eso es normal y está previsto.

02 — Participación

Qué necesitamos de ti

Una persona de contacto que pueda decidir — no solo derivar.
Acceso a los sistemas involucrados, a tiempo y no el día de la puesta en marcha.
Ejemplos reales del día a día — cuanto más desordenados, más útiles para la prueba.
De dos a cuatro horas para coordinación, distribuidas durante la duración del proyecto.
Una respuesta a la pregunta de qué significa el éxito. Sin ella, no se puede evaluar nada después.

03 — Adecuación

Cuándo vale la pena

El proceso afectado ocurre al menos semanalmente.
Sigue reglas que se pueden escribir — aunque haya excepciones.
Hoy es trabajo manual que nadie hace con gusto.
Hay una persona que decide, no tres que tienen que coordinarse.
Podéis definir cómo sabréis que ha funcionado.

04 — Preguntas

Preguntas frecuentes

¿Es siquiera posible usar WhatsApp para empresas de forma conforme con el RGPD?

A través de la interfaz Business oficial con un proveedor europeo sí, con contrato de encargo de tratamiento de datos y opt-in. La app privada de WhatsApp en un móvil de empleado es la variante que causa problemas; exactamente esa es la que sustituimos.

¿Podemos escribir a clientes sin más?

Solo con consentimiento previo y dentro de las plantillas permitidas por Meta. La captación en frío vía WhatsApp no está permitida ni es inteligente. Los recordatorios de citas a clientes existentes, por el contrario, no son problemáticos.

¿Qué pasa si cambiamos de proveedor?

El número de teléfono sigue siendo de tu propiedad y puede trasladarse a otro proveedor Business. Los historiales y plantillas deben configurarse de nuevo, ese es el único esfuerzo.

¿Qué tan rápido debemos responder a los mensajes?

No hay ninguna exigencia de Meta, pero la expectativa del cliente en WhatsApp está en minutos, no horas. Las respuestas automáticas capturan exactamente esa expectativa hasta que alguien toma el control personalmente.

¿Pueden varias personas responder al mismo tiempo?

Sí, esa es una de las principales razones para el cambio. La bandeja de entrada compartida muestra quién está atendiendo cada chat y evita respuestas duplicadas.

¿Necesitamos un smartphone propio para eso?

No. El acceso Business funciona a través del número que tú determines, y la bandeja de entrada compartida es accesible vía navegador o app para todo el equipo, no está vinculada a un solo dispositivo.

¿Cuánto cuesta WhatsApp en la operación corriente?

Meta cobra por conversación, escalonado por categoría. Para una pequeña empresa típica, las tarifas están en el rango bajo de dos cifras por mes. Te lo calculamos previamente en función de tu volumen de mensajes.

05 — Continuar

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