PIPELINE简而言之
在决定采用发票处理自动化之前，值得做一个简短的现状评估：哪个流程最耗时，谁将负责后续维护系统，以及所需的内容是否齐全。完整清单在下方。
01 — 检查清单
首次报价前明确
- 想改善什么？用一句话说明，不用专业术语。
- 如何判断？用一个应该改变的数字。
- 谁来决策？一个人，不是一个委员会。
- 可用预算是多少？大致范围即可 — 这让报价具有可比性而非随意性。
- 截止时间？以及时间取决于什么。
- 涉及哪些系统？谁拥有访问权限。
- 您们已有什么？内容、数据、前期工作 — 这会降低价格。
02 — 配合要求
我们需要您提供的内容
- 一位有决策权的联系人 — 而不仅仅是转达信息的人。
- 相关系统的访问权限,需要及时提供，而不是在上线当天才给。
- 来自日常业务的真实案例 — 越不规范，对测试就越有价值。
- 2至4小时用于沟通协调，分散在整个项目周期内。
- 对“什么是成功”这个问题的明确答案。没有这个答案，后期就无法评估效果。
03 — 问题
您应该提出的问题
- 如果项目成本超出预估会怎样 — 由谁承担？
- 数据、访问权限以及（如果有开发）源代码归谁所有？
- 第二年和第三年的运营成本是多少？
- 我们最终会收到什么样的文档？
- 您会用什么标准来衡量这个项目是否成功？
- 在什么情况下您会建议我们不要做这个项目？
04 — 问题
常见问题
这符合审计要求吗？
归档满足不可更改性、可追溯性和可查找性的要求。原始凭证、识别数据、更正和审批均带时间戳记录。奥地利的保存期限原则上为7年。
电子发票义务怎么办？
结构化电子发票在欧洲范围内逐步成为强制要求，各国期限不同。从一开始就能理解ZUGFeRD和XRechnung等格式的处理系统，可以避免后期改造。
如果发票重复收到怎么办？
系统会根据发票号、金额和发送方识别重复项并标记，而不是重复入账——这是手工录入中一个常见且代价高昂的错误。
无法识别的发票会怎样？
会进入审核列表。不会猜测，也不会丢失。随着时间推移，列表会越来越短，因为重复供应商会被可靠识别。
我们的税务顾问能使用吗？
通常可以——常见的事务所系统接收结构化数据。我们会提前直接与您的事务所确认，因为他们的要求决定了接口。
我们能设置多级审批吗？
可以，按金额分级——较小金额自动通过，较大金额需要一次或多次审批，取决于您的内部规定。
外币发票怎么办？
会被识别并按存储的汇率入账。如需要，可以设置固定基准日汇率或发票收到当日的汇率。
下一步
请向我们发送几句话介绍您的项目。
我们亲自阅读每一个咨询并亲自回复。没有销售团队，没有消失在虚空中的回电表单。