Lista de comprobación: preparar la automatización del procesamiento de facturas

El archivo cumple los requisitos de inmutabilidad, trazabilidad y localización. El documento original, los datos reconocidos, las correcciones y las aprobaciones se registran con marca de tiempo. El plazo de conservación es en Austria de siete años por norma general.

Las facturas electrónicas estructuradas se están convirtiendo progresivamente en obligatorias en el ámbito europeo, con plazos diferentes según el país. Un procesamiento que entiende desde el principio formatos como ZUGFeRD y XRechnung evita la adaptación posterior.

El sistema reconoce duplicados por número de factura, importe y remitente y los marca en lugar de contabilizarlos dos veces — un error frecuente y costoso en la captura manual.

Va a una lista de verificación. No se adivina nada y no se pierde nada. Con el tiempo la lista se acorta porque los proveedores recurrentes se reconocen con seguridad.

Por lo general sí — los sistemas habituales de despachos aceptan datos estructurados. Lo aclaramos previamente directamente con vuestro despacho, porque sus requisitos determinan la interfaz.

Sí, escalonados por importe — las sumas menores pasan automáticamente, las mayores necesitan una o varias aprobaciones, según lo reguléis internamente.

Se reconocen y se contabilizan con el tipo de cambio configurado. Si es necesario se puede establecer un tipo de cambio fijo de fecha de corte o el tipo de cambio del día de recepción de la factura.