PIPELINE引入发票处理自动化的方式是：首先明确瓶颈，然后小范围划定，之后才实施。实施本身需要4至8周；项目延迟几乎从不是因为技术，而是因为缺少内容、访问权限和决策。
01 — 入门
从何开始
明确瓶颈
不是最有趣的，而是最耗时的。记录一周内重复的工作，比任何研讨会都能提供更现实的清单。
小范围界定
一个流程，一个可衡量的目标。可行的就扩展 — 不可行的成本低。
梳理初始情况
有哪些内容、数据和访问权限可用。对于发票处理自动化，这是对工作量和周期影响最大的因素。
确定负责人
负责引入和之后的运营。没有这一明确分工，任何系统都会过时。
然后才索取报价
范围明确后，报价才具有可比性。没有范围，您们得到的只是毫无关联的数字。
02 — 流程
详细步骤
整合入口渠道
今后所有内容都通过一个入口处理，无论它如何到达。
设置数据读取
我们用您的真实发票来测量识别率。
映射审批流程
谁从哪个金额开始审批，缺勤时如何处理。
对接
移交给会计系统或税务顾问。
03 — 配合
我们需要您提供的内容
- 一位有决策权的联系人 — 而不仅仅是转达信息的人。
- 相关系统的访问权限,需要及时提供，而不是在上线当天才给。
- 来自日常业务的真实案例 — 越不规范，对测试就越有价值。
- 2至4小时用于沟通协调，分散在整个项目周期内。
- 对“什么是成功”这个问题的明确答案。没有这个答案，后期就无法评估效果。
04 — 瓶颈
通常卡在哪里
- 内容和交付物。最常见的延误原因。文本、图片、价目表、访问权 — 缺什么就阻塞什么。
- 决策。如果不清楚谁批准，项目就会等待。指定一位有决策权的联系人能明显缩短周期。
- 第三方系统的访问权。获取商品管理、电话系统或CRM的访问权，通常比对接本身耗时更长。
- 无休止的协调轮次。两轮修改是正常的，五轮是目标一开始就不明确的信号。
05 — 问题
常见问题
这符合审计要求吗？
归档满足不可更改性、可追溯性和可查找性的要求。原始凭证、识别数据、更正和审批均带时间戳记录。奥地利的保存期限原则上为7年。
无法识别的发票会怎样？
会进入审核列表。不会猜测，也不会丢失。随着时间推移，列表会越来越短，因为重复供应商会被可靠识别。
我们的税务顾问能使用吗？
通常可以——常见的事务所系统接收结构化数据。我们会提前直接与您的事务所确认，因为他们的要求决定了接口。
外币发票怎么办？
会被识别并按存储的汇率入账。如需要，可以设置固定基准日汇率或发票收到当日的汇率。
电子发票义务怎么办？
结构化电子发票在欧洲范围内逐步成为强制要求，各国期限不同。从一开始就能理解ZUGFeRD和XRechnung等格式的处理系统，可以避免后期改造。
我们能设置多级审批吗？
可以，按金额分级——较小金额自动通过，较大金额需要一次或多次审批，取决于您的内部规定。
如果发票重复收到怎么办？
系统会根据发票号、金额和发送方识别重复项并标记，而不是重复入账——这是手工录入中一个常见且代价高昂的错误。
下一步
初步评估，无需承诺。
简要说明项目内容。您们会得到关于可行性和大致费用的诚实答复。