PIPELINE简而言之
发票处理自动化中最常见的错误是从技术而不是从实际瓶颈入手。一个在企业内无人真正维护的项目，长期来看不如一个实际使用的小项目。
01 — 错误
最常见的错误
- 起步过大。那些数月内无人能使用任何功能的项目，失败率高于平均水平。一个小而可用的第一步几乎总是更好的方式。
- 不让实际使用者参与。仅来自管理层的需求很少符合实际工作情况。
- 未定义成功指标。如果没有预先设定的衡量标准，事后就无法判断是否有效果——下一次决策又会凭感觉做出。
- 忽视运营成本。项目价格只是一部分。三年的运营成本应纳入同一计算。
- 形成依赖。无法获得访问权限、文档和源代码的人会被束缚。这应在委托前而非之后明确。
02 — 预警信号
何时应该保持警惕
- 保证结果。谁承诺Google排名第一或特定的营收增长，就是在推销他无法兑现的东西。
- 从不说不。一个把每个项目都说成好主意的供应商，要么没认真听，要么只是在推销。
- 制造时间压力。项目价格的限时折扣是销售手段，不是真正的优惠。
- 所有权不明确。谁不明确说明数据和访问权限归谁所有，意图就不纯。
- 没有具备专业知识的对接人。如果初次会谈只有销售人员参加，误解就会从那里开始。
03 — 瓶颈
通常卡在哪里
- 内容和交付物。最常见的延误原因。文本、图片、价目表、访问权 — 缺什么就阻塞什么。
- 决策。如果不清楚谁批准，项目就会等待。指定一位有决策权的联系人能明显缩短周期。
- 第三方系统的访问权。获取商品管理、电话系统或CRM的访问权，通常比对接本身耗时更长。
- 无休止的协调轮次。两轮修改是正常的，五轮是目标一开始就不明确的信号。
04 — 问题
常见问题
如果发票重复收到怎么办？
系统会根据发票号、金额和发送方识别重复项并标记，而不是重复入账——这是手工录入中一个常见且代价高昂的错误。
我们能设置多级审批吗？
可以，按金额分级——较小金额自动通过，较大金额需要一次或多次审批，取决于您的内部规定。
无法识别的发票会怎样？
会进入审核列表。不会猜测，也不会丢失。随着时间推移，列表会越来越短，因为重复供应商会被可靠识别。
外币发票怎么办？
会被识别并按存储的汇率入账。如需要，可以设置固定基准日汇率或发票收到当日的汇率。
这符合审计要求吗？
归档满足不可更改性、可追溯性和可查找性的要求。原始凭证、识别数据、更正和审批均带时间戳记录。奥地利的保存期限原则上为7年。
我们的税务顾问能使用吗？
通常可以——常见的事务所系统接收结构化数据。我们会提前直接与您的事务所确认，因为他们的要求决定了接口。
电子发票义务怎么办？
结构化电子发票在欧洲范围内逐步成为强制要求，各国期限不同。从一开始就能理解ZUGFeRD和XRechnung等格式的处理系统，可以避免后期改造。
05 — 决策
如何继续推进
最经济的下一步是对话，而不是报价。通常二十分钟就足以明确一个项目是否有意义、大致预算范围，以及我们是否适合您。
如果不合适，我们会直接说明。一个诚实的“不”比一个进行三个月后中止的项目成本更低 — 对双方都是如此。
下一步
让我们简短讨论一下这对您是否划算。
二十分钟的对话通常就足以弄清一个项目是否有意义。如果没有，我们会直说——这对双方来说都比一份无人需要的报价更便宜。