PIPELINE简而言之
对于自动化发票处理，企业需要三样东西：一个具体指定的、目前耗费时间或订单的流程，用于工作的现有内容或数据，以及一个有决策权的人。明确不包括技术背景知识。
01 — 前提条件
您需要为自动化发票处理准备什么
- 一个明确的需求。不是“我们应该做些 AI 相关的事”，而是一个今天确实耗费时间或订单的流程。
- 现有内容或数据。发票处理自动化使用现有的内容。初始情况越完整，设置时间越短。
- 对相关系统的访问权限。谁管理访问权限，就应从一开始纳入——根据经验这是最常见的延迟原因。
- 一位有决策权的联系人。一位，不是三位。
- 启动后进行优化的意愿。实际运营的前几周会显示概念中缺少什么。这是正常的且已纳入计划。
02 — 配合要求
我们需要您提供的内容
- 一位有决策权的联系人 — 而不仅仅是转达信息的人。
- 相关系统的访问权限,需要及时提供，而不是在上线当天才给。
- 来自日常业务的真实案例 — 越不规范，对测试就越有价值。
- 2至4小时用于沟通协调，分散在整个项目周期内。
- 对“什么是成功”这个问题的明确答案。没有这个答案，后期就无法评估效果。
03 — 适配性
什么时候值得做
- 受影响的流程至少每周发生一次。
- 它遵循可以写下来的规则 — 即使存在例外情况。
- 这是如今没人愿意做的手工活。
- 由一个人决策,而不是三个人需要协调。
- 您们可以明确如何判断它是否成功。
04 — 问题
常见问题
我们的税务顾问能使用吗？
通常可以——常见的事务所系统接收结构化数据。我们会提前直接与您的事务所确认，因为他们的要求决定了接口。
外币发票怎么办？
会被识别并按存储的汇率入账。如需要，可以设置固定基准日汇率或发票收到当日的汇率。
如果发票重复收到怎么办？
系统会根据发票号、金额和发送方识别重复项并标记，而不是重复入账——这是手工录入中一个常见且代价高昂的错误。
无法识别的发票会怎样？
会进入审核列表。不会猜测，也不会丢失。随着时间推移，列表会越来越短，因为重复供应商会被可靠识别。
我们能设置多级审批吗？
可以，按金额分级——较小金额自动通过，较大金额需要一次或多次审批，取决于您的内部规定。
电子发票义务怎么办？
结构化电子发票在欧洲范围内逐步成为强制要求，各国期限不同。从一开始就能理解ZUGFeRD和XRechnung等格式的处理系统，可以避免后期改造。
这符合审计要求吗？
归档满足不可更改性、可追溯性和可查找性的要求。原始凭证、识别数据、更正和审批均带时间戳记录。奥地利的保存期限原则上为7年。
下一步
请向我们发送几句话介绍您的项目。
我们亲自阅读每一个咨询并亲自回复。没有销售团队，没有消失在虚空中的回电表单。