PIPELINE只有事先记录了基准值，才能衡量发票处理自动化的成效 — 记录两周就足够。可用的指标包括每项业务的处理时间、无需干预即可完成的案例比例以及对外响应时间。团队在前两周的满意度不是可靠的衡量标准。
01 — 衡量
如何衡量成效
- 事先确定一个数字。没有基准值，事后无法证明任何东西。计数两周就足以得出可靠的数量级。
- 每项流程的处理时间。最直接的衡量指标：受影响的流程现在需要多长时间，之后需要多长时间。
- 无需干预即可完成的案例比例。这一比率在前几周通常会随着优化而明显上升 — 是最好的早期指标。
- 对外响应时间。咨询者多快能得到首次确定的答复。
- 不应衡量的：前两周的团队满意度。任何变革在初期都会让人感觉比实际更糟。
02 — 计算
计算方法
四个数字就够了：该流程多久出现一次？每次耗时多长？内部每小时成本是多少？解决方案的费用是多少——一次性费用加上三年的运营成本？
举个例子：一个流程每周出现两次，每次耗时40分钟，每年约占用69小时。按内部每小时45欧元计算，每年约有3,100欧元被占用在此。如果某个解决方案能将这一工作量减少三分之二，那么——取决于实际报价——它通常会在一到两年内收回成本。我们会在初次沟通后告诉您您的具体数值。
这个计算是有意保守的：它只考虑了节省的时间，不包括避免的错误，也不包括因更快响应而促成的订单。实际上，收益通常更高——但在实际测量之前不应将其纳入计算。
03 — 分类
经验所示
凭证处理是最可衡量的自动化场景——数量、每张凭证的时间和错误率在实施前后都清晰可见。
04 — 问题
常见问题
外币发票怎么办？
会被识别并按存储的汇率入账。如需要，可以设置固定基准日汇率或发票收到当日的汇率。
我们的税务顾问能使用吗？
通常可以——常见的事务所系统接收结构化数据。我们会提前直接与您的事务所确认，因为他们的要求决定了接口。
电子发票义务怎么办？
结构化电子发票在欧洲范围内逐步成为强制要求，各国期限不同。从一开始就能理解ZUGFeRD和XRechnung等格式的处理系统，可以避免后期改造。
无法识别的发票会怎样？
会进入审核列表。不会猜测，也不会丢失。随着时间推移，列表会越来越短，因为重复供应商会被可靠识别。
这符合审计要求吗？
归档满足不可更改性、可追溯性和可查找性的要求。原始凭证、识别数据、更正和审批均带时间戳记录。奥地利的保存期限原则上为7年。
如果发票重复收到怎么办？
系统会根据发票号、金额和发送方识别重复项并标记，而不是重复入账——这是手工录入中一个常见且代价高昂的错误。
我们能设置多级审批吗？
可以，按金额分级——较小金额自动通过，较大金额需要一次或多次审批，取决于您的内部规定。
下一步
请向我们发送几句话介绍您的项目。
我们亲自阅读每一个咨询并亲自回复。没有销售团队，没有消失在虚空中的回电表单。