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Automatizzare la creazione di offerte: esempi dalla pratica
Come viene effettivamente impiegata un'automazione della creazione di offerte nel quotidiano delle piccole imprese — processi concreti invece di promesse di prodotto, inclusi i casi in cui non ha funzionato.
Nella pratica automatizzare la creazione di offerte inizia quasi sempre con esattamente un processo, non con un concetto complessivo. Il tempo dalla richiesta all'offerta è spesso, tra fornitori comparabili, la differenza tra aggiudicazione e rifiuto. Si amplia solo quando il primo passo funziona dimostrabilmente nell'esercizio reale.
01 — Pratica
Come si presenta concretamente
Il tempo dalla richiesta all'offerta è spesso, tra fornitori comparabili, la differenza tra aggiudicazione e rifiuto.
Un ingresso tipico si presenta così: l'azienda indica il processo che disturba di più. Esaminiamo gli ultimi cinquanta e troviamo gli elementi ricorrenti.
Dopo il lancio non si amplia subito, ma si osserva. Promemoria automatico dopo un termine stabilito.
02 — Idoneità
Quando ne vale la pena
- Il processo interessato si verifica almeno settimanalmente.
- Segue regole che si possono scrivere — anche se ci sono eccezioni.
- Oggi è lavoro manuale che nessuno vuole fare.
- C'è una persona che decide, non tre che devono coordinarsi.
- Puoi specificare a cosa riconosceresti che ha funzionato.
03 — Delimitazione
Quando sconsigliamo
- Il processo è ancora in evoluzione. Finché state modificando il processo stesso, il lavoro manuale è più flessibile ed economico.
- Le eccezioni superano i casi standard. Allora si automatizzano le eccezioni, e questo diventa costoso.
- Non c'è una base di dati. Senza dati di partenza disponibili digitalmente manca il fondamento.
- Il volume è troppo basso. Con cinque operazioni al mese nessun sistema si ripaga — nemmeno uno economico.
- Il vero collo di bottiglia è altrove. Chi ha troppe poche richieste non ha bisogno di una lavorazione più veloce.
04 — Domande
Domande frequenti
Quanto è «veloce» veramente?
Nei progetti che abbiamo realizzato, il passaggio da diverse ore a meno di trenta minuti è la norma — la maggior parte del tempo è dedicata alla verifica, non alla creazione.
Possiamo usare modelli diversi per gruppi di clienti diversi?
Sì, ad esempio condizioni diverse per nuovi clienti, clienti esistenti o rivenditori. Il modello corretto viene preselezionato automaticamente in base alla richiesta.
Non si perde il tocco personale?
La parte personale rimane — semplicemente non viene più digitata ogni volta. I moduli gestiscono lo standard, tu scrivi il paragrafo che si riferisce davvero al caso specifico. Di solito la parte personale migliora, perché c'è tempo per farla.
Funziona per offerte con calcoli complessi?
Sì, se il calcolo è basato su regole. Quando ogni voce deve essere stimata singolarmente, l'automazione aiuta nella costruzione e nel calcolo, non nella stima.
A cosa serve il follow-up?
Più di quanto molti si aspettino. Una parte considerevole delle offerte semplicemente resta lì. Un promemoria automatico dopo sette e dopo quattordici giorni ne recupera una parte, senza che nessuno debba pensarci.
Chi può modificare i prezzi nella libreria?
Lo decidete voi — di solito una o due persone autorizzate, così non finiscono prezzi errati in un'offerta per errore. Le modifiche hanno effetto immediato su tutte le offerte future.
Funziona anche se offriamo più lingue?
Sì, i moduli di testo possono essere salvati per lingua. La composizione seleziona automaticamente la lingua corretta in base al cliente.
05 — Prosegui
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