PIPELINEGuide
Automatisation des processus : déroulement, démarche et ce dont vous avez besoin
Le déroulement sur le thème de l'automatisation des processus de la première question à l'exploitation courante — y compris ce que vous devez apporter pour que ça fonctionne.
Un projet d'automatisation des processus se déroule en 4 étapes : de « analyse de l'existant » à « exploitation », au total 3 à 6 semaines. Chaque étape se termine par une validation claire avant que la suivante ne commence.
01 — Déroulement
Les étapes en détail
Analyse de l'existant
Une demi-journée pendant laquelle nous observons et prenons des notes. On y trouve généralement plus de candidats que prévu.
Sélection
Nous calculons par processus le gain de temps annuel et commençons par celui qui rapporte le plus — pas par celui qui semble le plus intéressant.
Construction et test
Le processus est construit et testé avec des données réelles avant d'être activé.
Exploitation
Les premières semaines, nous observons et ajustons. Ensuite ça tourne, et vous ne recevez de message que si quelque chose coince.
02 — Participation
Ce dont nous avons besoin de votre part
- Une personne de contact qui a le pouvoir de décision — pas seulement de transmettre.
- Accès aux systèmes concernés, en temps utile et pas le jour de la mise en ligne.
- Exemples concrets du quotidien — plus ils sont bruts, plus ils sont utiles pour le test.
- Deux à quatre heures pour la coordination, réparties sur la durée du projet.
- Une réponse à la question de ce que signifie le succès. Sans cela, impossible d'évaluer quoi que ce soit par la suite.
03 — Périmètre
Ce qui est inclus
- Relevé des processus existants — ce qui se passe réellement aujourd'hui, pas ce qui figure dans le manuel
- Priorisation selon le gain de temps et le risque d'erreur plutôt que selon la faisabilité technique
- Mise en œuvre des automatisations avec journalisation de chaque exécution
- Notification d'erreur : si quelque chose bloque, vous l'apprenez, pas votre client
- Documentation que comprend aussi quelqu'un qui n'était pas présent
- Transmission avec formation, pour que vous puissiez faire vous-mêmes de petites modifications
04 — Questions
Questions fréquentes
Qu'arrive-t-il aux personnes qui faisaient cela jusqu'à présent ?
En pratique, un poste disparaît rarement — c'est la partie du travail que personne n'aimait qui disparaît. Le temps est consacré à des choses pour lesquelles il n'y en avait jamais eu.
Existe-t-il des subventions pour cela ?
Pour les projets de numérisation, il existe en Autriche plusieurs lignes de financement, comme KMU.DIGITAL ou la subvention à la numérisation aws (aws-Digitalisierungsförderung) (kmudigital.at, aws.at). Nous vérifions ensemble si et dans quelle mesure cela correspond actuellement à votre situation — important : la demande doit être approuvée avant que la commande ne soit passée. Prévoyez du délai pour cela.
Perdons-nous le contrôle de nos processus ?
Au contraire : un processus automatisé est pour la première fois entièrement documenté et enregistré. Vous voyez chaque exécution. Avant, seule la personne qui le faisait toujours le savait.
En combien de temps cela devient-il rentable ?
Pour les processus avec lesquels nous commençons habituellement, l'amortissement se situe entre quatre et dix mois. Nous calculons cela avant l'offre, pas après.
Et si nos processus changent ?
Alors les processus sont adaptés. Nous les construisons de sorte que les parties variables — blocs de texte, destinataires, seuils — soient dans un tableau que vous gérez vous-même, sans avoir besoin de nous.
Comment savons-nous ce qui vaut la peine d'être automatisé ?
Règle empirique : un processus vaut la peine s'il se produit au moins une fois par semaine, a des règles claires et est aujourd'hui du travail manuel. Nous calculons dans l'analyse de l'existant chaque candidat — fréquence fois durée fois coûts — et vous décidez sur la base de chiffres.
Devons-nous acheter un nouveau logiciel pour cela ?
La plupart du temps non. L'essentiel fonctionne via les systèmes que vous avez déjà, plus une couche d'automatisation. Nous ne proposons un nouveau logiciel que s'il existe une vraie lacune.
05 — Décision
Comment avancer
L'étape suivante la plus avantageuse est un entretien, pas un devis. Vingt minutes suffisent généralement pour clarifier si un projet a du sens, dans quel cadre il s'inscrit et si nous sommes les bons interlocuteurs.
Si ce n'est pas le cas, nous le disons. Un non honnête coûte moins cher qu'un projet qu'on abandonne au bout de trois mois — des deux côtés.
06 — Suite
Pages correspondantes
- Automatisation des processus — Vue d'ensemble
- Automatisation des processus — Durée
- Automatisation des processus — comparaison de prestataires
- Automatisation des processus — Checklist
- Automatisation des processus — alternatives
- Automatisation des processus — équipe et acceptation
- Automatisation des processus — rentabilité
- Automatisation des processus — risques
- Automatisation IA
- Connexion CRM
- Automatiser la création de devis
- Tous les guides
Automatisation des processus par région
Prochaine étape
Parlons brièvement de savoir si cela vaut le coup pour vous.
Une conversation de vingt minutes suffit généralement pour clarifier si un projet a du sens. Sinon, nous le disons — c'est moins cher pour les deux parties qu'une offre dont personne n'a besoin.