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Base de datos de conocimiento con IA: proceso, procedimiento y qué se necesita de tu parte
El proceso en el tema de base de datos de conocimiento con IA desde la primera pregunta hasta el funcionamiento operativo — incluido lo que debéis aportar para que funcione.
Un proyecto de base de datos de conocimiento con IA se desarrolla en 4 pasos: desde «definir fuentes» hasta «despliegue», en total de 6 a 10 semanas. Cada paso termina con una aprobación clara antes de que comience el siguiente.
01 — Proceso
Los pasos en detalle
Definir fuentes
Qué archivos entran y cuáles quedan fuera. Normalmente menos es más.
Aclarar permisos
Se adopta el concepto de permisos de vuestros sistemas, no se inventa uno nuevo.
Indexar y probar
Probamos con preguntas reales de la operativa y medimos si se encuentran los documentos correctos.
Lanzamiento
Comienzo con un departamento, después ampliación. La evaluación muestra dónde falta documentación.
02 — Participación
Qué necesitamos de ti
- Una persona de contacto que pueda decidir — no solo derivar.
- Acceso a los sistemas involucrados, a tiempo y no el día de la puesta en marcha.
- Ejemplos reales del día a día — cuanto más desordenados, más útiles para la prueba.
- De dos a cuatro horas para coordinación, distribuidas durante la duración del proyecto.
- Una respuesta a la pregunta de qué significa el éxito. Sin ella, no se puede evaluar nada después.
03 — Alcance
Qué incluye
- Indexación de tus archivos: servidor de archivos, SharePoint, Google Drive, Confluence, archivo de correos
- Respuestas con referencia de fuente y salto al documento original
- Concepto de permisos: quién puede ver qué también aplica a la búsqueda
- Detección de documentos obsoletos, para que no aparezcan respuestas desactualizadas
- Análisis de qué preguntas se hacen y dónde falta documentación
- Operación opcional en la nube europea o en tu propia infraestructura
04 — Preguntas
Preguntas frecuentes
¿Qué es RAG?
La sigla significa retrieval-augmented generation. En lugar de que el modelo de lenguaje responda de memoria, primero se busca en tus documentos, y solo los pasajes encontrados se utilizan para responder. Esa es la razón por la que la respuesta tiene una fuente.
¿Cuánto tiempo lleva la configuración con un gran volumen de documentos?
Depende menos de la cantidad que del estado: archivos bien estructurados con pocas duplicaciones están listos en pocas semanas, archivos acumulados con muchas versiones antiguas necesitan una ronda de limpieza previa.
Nuestros documentos son un caos. ¿Funciona de todos modos?
Hasta cierto punto sí, el sistema puede manejar diferentes formatos y estructuras. Lo que no puede hacer es resolver información contradictoria. Si circulan tres versiones de una lista de precios, hay que aclarar primero cuál es la válida.
¿Podemos ampliarlo gradualmente a otros departamentos?
Sí, ese es el camino habitual. Empezar con un departamento, aprender de sus preguntas y resultados, y luego conectar el siguiente, en lugar de liberarlo todo de una vez.
¿Entonces todos ven todo?
No. Se mantienen los permisos de tus sistemas existentes. Quien hoy no puede abrir una carpeta tampoco recibe respuestas de ella.
¿Qué pasa si tenemos varios idiomas en el conjunto de documentos?
No hay problema: la búsqueda entiende preguntas y documentos independientemente del idioma y encuentra la respuesta correcta incluso cuando la pregunta y la fuente están en idiomas diferentes.
¿Tiene que funcionar en la nube?
No. Para áreas sensibles utilizamos modelos que funcionan completamente en tu propio hardware. Cuesta más configuración y algo de calidad de respuesta, pero ningún documento sale de la empresa.
05 — Decisión
Cómo seguir adelante
El siguiente paso más económico es una conversación, no un presupuesto. Veinte minutos suelen bastar para aclarar si un proyecto tiene sentido, en qué marco se mueve y si somos los indicados para ello.
Si no es así, lo decimos. Un no honesto cuesta menos que un proyecto que se cancela después de tres meses — para ambas partes.
06 — Continuar
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Siguiente paso
Hablemos brevemente de si esto vale la pena para vosotros.
Una conversación de veinte minutos suele bastar para aclarar si un proyecto tiene sentido. Si no, lo decimos: es más barato para ambas partes que una oferta que nadie necesita.