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Prenotazione online degli appuntamenti: esempi dalla pratica

Come viene effettivamente utilizzata una prenotazione online degli appuntamenti nella quotidianità delle piccole imprese — processi concreti invece di promesse di prodotto, inclusi i casi in cui non ha funzionato.

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In breve

Nella pratica la prenotazione online degli appuntamenti inizia quasi sempre con esattamente un processo, non con un concetto complessivo. Una parte considerevole delle prenotazioni online avviene al di fuori degli orari di apertura — quindi esattamente quando nessuno potrebbe rispondere al telefono. Si amplia solo quando il primo passo funziona dimostrabilmente nelle operazioni reali.

01 — Pratica

Come si presenta concretamente

Osservazione dalla pratica

Una parte considerevole delle prenotazioni online avviene fuori dall'orario di apertura — quindi proprio quando nessuno potrebbe rispondere al telefono.

Un approccio tipico è il seguente: l'azienda individua l'unico processo che disturba di più. Quali servizi, quale durata, quale anticipo, chi può quando. Questo è il lavoro effettivo.

Dopo il lancio non si amplia subito, ma si osserva. Link sul sito web, profilo Google e nella firma e-mail.

02 — Idoneità

Quando ne vale la pena

Il processo interessato si verifica almeno settimanalmente.
Segue regole che si possono scrivere — anche se ci sono eccezioni.
Oggi è lavoro manuale che nessuno vuole fare.
C'è una persona che decide, non tre che devono coordinarsi.
Puoi specificare a cosa riconosceresti che ha funzionato.

03 — Delimitazione

Quando sconsigliamo

Il processo è ancora in evoluzione. Finché state modificando il processo stesso, il lavoro manuale è più flessibile ed economico.
Le eccezioni superano i casi standard. Allora si automatizzano le eccezioni, e questo diventa costoso.
Non c'è una base di dati. Senza dati di partenza disponibili digitalmente manca il fondamento.
Il volume è troppo basso. Con cinque operazioni al mese nessun sistema si ripaga — nemmeno uno economico.
Il vero collo di bottiglia è altrove. Chi ha troppe poche richieste non ha bisogno di una lavorazione più veloce.

04 — Domande

Domande frequenti

E i clienti che preferiscono chiamare?

Continuano a chiamare, ed è giusto così. La prenotazione online non sostituisce il telefono, gli toglie metà del carico — di solito la metà che arriva fuori dal vostro orario d'ufficio.

Possiamo bloccare determinati orari?

Sì, ed è la parte più importante della configurazione. Blocchi fissi, blocchi improvvisi dal calendario, prenotazioni massime al giorno, tempo di anticipo — tutto configurabile.

Cosa succede in caso di spostamento di un appuntamento da parte vostra?

Gli interessati vengono avvisati automaticamente e ricevono un link per una nuova prenotazione — invece che qualcuno debba chiamare manualmente la lista degli interessati.

Si può combinare con una richiesta di lista d'attesa esistente?

Sì. Se un appuntamento desiderato è occupato, qualcuno può mettersi in lista d'attesa e viene avvisato automaticamente non appena l'appuntamento si libera.

È conforme al GDPR?

Con un fornitore europeo, contratto per l'elaborazione dei dati e termini di cancellazione sì. Lo configuriamo di conseguenza e forniamo il modulo di testo per l'informativa sulla privacy.

Si possono prenotare più collaboratori contemporaneamente?

Sì, separatamente per persona o risorsa, con calendario proprio e disponibilità proprie. I clienti scelgono direttamente una persona oppure il prossimo appuntamento libero.

È compatibile con il nostro software di settore?

Per i sistemi diffusi in ambito sanitario, beauty e automotive di solito esiste un'interfaccia. Se no, lavoriamo con il calendario come livello intermedio — funziona quasi sempre.

05 — Prosegui

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