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Automazione dei processi: gli errori più frequenti e come evitarli
I progetti di automazione dei processi falliscono raramente per la tecnica. Gli schemi si ripetono — e si possono eliminare prima.
L'errore più frequente nell'automazione dei processi è iniziare con la tecnica invece che con il collo di bottiglia vero e proprio. Un progetto che nessuno nell'impresa cura davvero porta a lungo termine meno di uno più piccolo che viene effettivamente utilizzato.
01 — Errori
Gli errori più comuni
- Partire troppo in grande. I progetti in cui per mesi nessuno può usare nulla falliscono più spesso della media. Un primo passo piccolo e utilizzabile è quasi sempre la strada migliore.
- Non coinvolgere chi ci lavorerà. I requisiti che arrivano solo dalla direzione raramente rispecchiano il lavoro reale.
- Non definire una misura di successo. Senza un indicatore stabilito prima, non si può dire dopo se ha portato risultati — e la prossima decisione verrà presa di nuovo a istinto.
- Trascurare i costi di gestione. Il prezzo del progetto è solo una parte. Quanto costa la gestione su tre anni va nello stesso calcolo.
- Creare dipendenza. Chi non ottiene accessi, documentazione e codice sorgente resta vincolato. Va chiarito prima dell'incarico, non dopo.
02 — Segnali d'allarme
Quando bisogna essere scettici
- Risultati garantiti. Chi promette il primo posto su Google o un determinato aumento di fatturato vende qualcosa che non può fornire.
- Nessun no. Un fornitore che considera ogni progetto una buona idea non ha ascoltato o vende soltanto.
- Pressione temporale. Sconti limitati sui prezzi dei progetti sono uno strumento di vendita, non un'offerta.
- Rapporti di proprietà poco chiari. Chi non dice chiaramente a chi appartengono dati e accessi non ha buone intenzioni.
- Nessun referente con competenze tecniche. Se nel primo colloquio c'è solo il commerciale, i malintesi nascono lì.
03 — Colli di bottiglia
Dove tipicamente si blocca
- Contenuti e forniture. Di gran lunga il motivo di ritardo più frequente. Testi, immagini, listini prezzi, accessi — ciò che manca, blocca.
- Decisioni. Se non è chiaro chi approva, il progetto aspetta. Una persona di riferimento nominata con potere decisionale accorcia sensibilmente la durata.
- Accessi a sistemi di terze parti. Ottenere l'accesso a gestionale, centralino o CRM richiede regolarmente più tempo del collegamento stesso.
- Cicli di coordinamento senza fine. Due cicli di correzione sono normali, cinque sono un segno che l'obiettivo non era chiaro all'inizio.
04 — Domande
Domande frequenti
Come sappiamo cosa vale la pena automatizzare?
Regola pratica: un processo conviene se si verifica almeno settimanalmente, ha regole chiare ed è oggi lavoro manuale. Nell'analisi della situazione attuale calcoliamo ogni candidato — frequenza per durata per costi — e tu decidi sulla base di numeri.
E se i nostri processi cambiano?
Allora si adattano i flussi di lavoro. Li costruiamo in modo che le parti variabili — blocchi di testo, destinatari, valori soglia — stiano in una tabella che gestite voi stessi, senza bisogno di noi.
Cosa succede alle persone che lo facevano finora?
In pratica raramente si elimina un posto — si elimina la parte del lavoro che a nessuno piaceva. Il tempo va in cose per cui prima non ce n'era mai.
Dobbiamo comprare nuovo software?
Nella maggior parte dei casi no. La maggior parte funziona con i sistemi che avete già, più uno strato di automazione. Proponiamo nuovo software solo se c'è una vera lacuna.
Ci sono incentivi per questo?
Per progetti di digitalizzazione in Austria esistono diversi canali di finanziamento, come KMU.DIGITAL o l'incentivo alla digitalizzazione aws (kmudigital.at, aws.at). Se e in quale misura sia attualmente adatto al vostro caso lo verifichiamo insieme — importante: la domanda deve essere approvata prima di assegnare l'incarico. Prevedete tempo per questo.
Perdiamo il controllo sui nostri flussi di lavoro?
Al contrario: un processo automatizzato è per la prima volta completamente documentato e protocollato. Vedete ogni esecuzione. Prima lo sapeva solo la persona che lo faceva sempre.
Quanto velocemente si ammortizza?
Per i processi con cui di solito iniziamo, l'ammortamento è tra quattro e dieci mesi. Lo calcoliamo prima del preventivo, non dopo.
05 — Decisione
Come andare avanti
Il prossimo passo più conveniente è una conversazione, non un'offerta. Venti minuti bastano di solito per chiarire se un progetto ha senso, in quale ambito si colloca e se siamo le persone giuste.
Se non lo siamo, lo diciamo. Un no onesto costa meno di un progetto che si interrompe dopo tre mesi — per entrambe le parti.
06 — Avanti
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