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Integrazione CRM: processo, approccio e cosa serve da voi
Il processo per l'integrazione CRM dalla prima domanda all'esercizio corrente — compreso ciò che dovete fornire voi perché funzioni.
Un progetto di integrazione CRM si svolge in 4 fasi: da «esaminare i dati» a «introdurre», in totale da 3 a 6 settimane. Ogni fase si conclude con un'approvazione chiara prima che inizi la successiva.
01 — Processo
Le fasi nel dettaglio
Esaminare i dati
Dove si trovano oggi i dati dei clienti? La risposta è di solito più lunga del previsto.
Quadro obiettivo
Cosa deve contenere il CRM perché sia utile nel quotidiano — e cosa non deve contenere volutamente.
Collegare e migrare
Connettere le fonti, trasferire il patrimonio, consolidare i duplicati.
Introdurre
Formazione con dati reali, poi quattro settimane di accompagnamento.
02 — Collaborazione
Cosa ci serve da voi
- Una persona di riferimento che possa decidere — non solo inoltrare.
- Accesso ai sistemi interessati, per tempo e non il giorno del lancio.
- Esempi reali dal quotidiano — più sono disordinati, più sono utili per il test.
- Dalle due alle quattro ore per coordinamento, distribuite sulla durata del progetto.
- Una risposta alla domanda: cosa significa successo. Senza questa, in seguito non si può valutare nulla.
03 — Ambito
Cosa è incluso
- Scelta o verifica del CRM in base ai vostri processi reali
- Acquisizione automatica da moduli web, e-mail e telefono
- Unificazione dei duplicati provenienti dalle fonti esistenti
- Collegamento alla gestione di preventivi e fatturazione
- Report che permettono una valutazione concreta, invece di mostrare solo diagrammi
- Formazione del team sui propri dati reali
04 — Domande
Domande frequenti
Come funziona concretamente la formazione?
Con i tuoi dati reali, non con set di dati di esempio. Il team si esercita sui processi che usa quotidianamente e riceve poi un breve riepilogo scritto come riferimento.
Come ci assicuriamo che venga mantenuto?
Facendo in modo che ci sia il meno possibile da mantenere. Tutto ciò che può essere generato automaticamente viene generato automaticamente. Ciò che rimane manuale viene ridotto a ciò che serve davvero nel quotidiano.
È conforme al GDPR?
Con fornitore europeo, contratto di responsabilità del trattamento, concetto di cancellazione e base giuridica documentata sì. Un CRM senza concetto di cancellazione è dal punto di vista della protezione dei dati un punto aperto — va configurato insieme.
Possiamo semplicemente importare le liste Excel esistenti?
Sì, è il caso normale all'avvio. Prima dell'importazione i duplicati e le grafie non uniformi vengono puliti, altrimenti il nuovo sistema eredita solo il vecchio disordine.
Cosa succede ai nostri vecchi dati?
Vengono trasferiti, puliti e consolidati. I duplicati sono la norma — di solito la stessa azienda compare tre o quattro volte con grafia diversa.
Qual è il CRM giusto?
Quello che la tua gente usa davvero. Per le piccole aziende un sistema snello che si riempie automaticamente è quasi sempre meglio di uno potente che resta vuoto. Raccomandiamo in base a processo e dimensione del team, non in base all'elenco delle funzioni.
E se reparti diversi usano sistemi diversi?
Allora uno viene designato come fonte centrale, gli altri alimentano automaticamente. Mantenere due sistemi paralleli con pari dignità porta per esperienza proprio alle contraddizioni che un CRM dovrebbe eliminare.
05 — Decisione
Come andare avanti
Il prossimo passo più conveniente è una conversazione, non un'offerta. Venti minuti bastano di solito per chiarire se un progetto ha senso, in quale ambito si colloca e se siamo le persone giuste.
Se non lo siamo, lo diciamo. Un no onesto costa meno di un progetto che si interrompe dopo tre mesi — per entrambe le parti.
06 — Avanti
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Prossimo passo
Parliamo brevemente se conviene per te.
Una conversazione di venti minuti basta di solito per capire se un progetto ha senso. Se non ce l'ha, lo diciamo — costa meno a entrambi di un preventivo che nessuno vuole.