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Integración de CRM: proceso, metodología y qué se necesita de vosotros
El proceso en el tema de integración de CRM desde la primera pregunta hasta el funcionamiento continuo, incluido lo que debéis aportar para que funcione.
Un proyecto de integración de CRM transcurre en 4 pasos: desde «Examinar la situación de datos» hasta «Introducir», en total de 3 a 6 semanas. Cada paso termina con una aprobación clara antes de que empiece el siguiente.
01 — Proceso
Los pasos en detalle
Examinar la situación de datos
¿Dónde están hoy los datos de clientes? La respuesta suele ser más larga de lo esperado.
Imagen objetivo
Qué debe estar en el CRM para que ayude en el día a día, y qué no debe estar conscientemente.
Integrar y migrar
Conectar fuentes, transferir inventario, fusionar duplicados.
Introducir
Formación con datos reales, después cuatro semanas de acompañamiento.
02 — Participación
Qué necesitamos de ti
- Una persona de contacto que pueda decidir — no solo derivar.
- Acceso a los sistemas involucrados, a tiempo y no el día de la puesta en marcha.
- Ejemplos reales del día a día — cuanto más desordenados, más útiles para la prueba.
- De dos a cuatro horas para coordinación, distribuidas durante la duración del proyecto.
- Una respuesta a la pregunta de qué significa el éxito. Sin ella, no se puede evaluar nada después.
03 — Alcance
Qué incluye
- Selección o revisión del CRM según vuestros procesos reales
- Captura automática desde formularios web, correo electrónico y teléfono
- Fusión de duplicados de las fuentes existentes
- Conexión con el sistema de presupuestos y facturación
- Análisis que permiten sacar conclusiones, en lugar de solo mostrar gráficos
- Formación del equipo con los propios datos
04 — Preguntas
Preguntas frecuentes
¿Cómo es la formación concretamente?
Con vuestros datos reales, no con conjuntos de datos de ejemplo. El equipo practica los procesos que necesita a diario y recibe después un breve resumen escrito como obra de consulta.
¿Cómo nos aseguramos de que se mantenga?
Haciendo que haya que mantener lo mínimo posible. Todo lo que pueda surgir automáticamente, surge automáticamente. Lo que queda de trabajo manual se reduce a lo que realmente se necesita en el día a día.
¿Es conforme con el RGPD?
Con proveedor europeo, contrato de tratamiento de datos, concepto de eliminación y base legal documentada, sí. Un CRM sin concepto de eliminación es, desde el punto de vista de la protección de datos, un asunto pendiente; debe instalarse junto con el sistema.
¿Podemos simplemente importar listas de Excel existentes?
Sí, es lo habitual al empezar. Antes de la importación se limpian duplicados y grafías no uniformes, si no el nuevo sistema solo heredaría el desorden antiguo.
¿Qué pasa con nuestros datos antiguos?
Se transfieren, se limpian y se fusionan. Los duplicados son lo normal; normalmente la misma empresa aparece tres o cuatro veces en diferentes grafías.
¿Cuál es el CRM correcto?
El que vuestra gente use realmente. Para pequeñas empresas, un sistema sencillo que se rellene automáticamente es casi siempre mejor que uno potente que se quede vacío. Recomendamos según proceso y tamaño del equipo, no según lista de funciones.
¿Y si diferentes departamentos utilizan sistemas diferentes?
Entonces se designa uno de ellos como fuente central, los demás alimentan automáticamente. Mantener dos sistemas en paralelo con iguales derechos conduce, por experiencia, precisamente a las contradicciones que un CRM debería resolver.
05 — Decisión
Cómo seguir adelante
El siguiente paso más económico es una conversación, no un presupuesto. Veinte minutos suelen bastar para aclarar si un proyecto tiene sentido, en qué marco se mueve y si somos los indicados para ello.
Si no es así, lo decimos. Un no honesto cuesta menos que un proyecto que se cancela después de tres meses — para ambas partes.
06 — Continuar
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Siguiente paso
Hablemos brevemente de si esto vale la pena para vosotros.
Una conversación de veinte minutos suele bastar para aclarar si un proyecto tiene sentido. Si no, lo decimos: es más barato para ambas partes que una oferta que nadie necesita.