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Automatizzare la creazione di offerte: contratto, proprietà e uscita
A chi appartengono alla fine dati, accessi e risultati? La risposta a questa domanda dice di più su un fornitore di qualsiasi elenco di referenze — e va chiarita prima della firma, non dopo.
Prima di affidare l'automazione della creazione di offerte va chiarito per iscritto: dati e accessi appartengono al committente, in quale formato e con quale termine vengono consegnati in caso di cessazione, cosa costa una modifica successiva, e che la documentazione è una voce d'offerta e non una promessa verbale.
01 — Contratto
Cosa va chiarito per iscritto
- Proprietà di dati e accessi. Appartengono al committente. Se un fornitore non lo conferma chiaramente, questa è l'informazione più importante del colloquio.
- Restituzione alla fine del rapporto. In quale formato, in quale termine, a quali costi.
- Nessuna durata minima senza contropartita. Il vincolo è giustificabile se viene fornito qualcosa in cambio — altrimenti no.
- Quanto costa una modifica successiva. Non è il prezzo del progetto a decidere i costi complessivi, ma la tariffa oraria del terzo anno.
- Documentazione come oggetto di consegna. Non come promessa, ma come voce nell'offerta.
02 — Domande
Domande che dovreste fare
- Cosa succede se il progetto diventa più costoso del previsto — chi lo sopporta?
- A chi appartengono dati, accessi e, se si sviluppa, il codice sorgente?
- Quanto costa l'esercizio nel secondo e terzo anno?
- Come è la documentazione che riceviamo alla fine?
- A cosa misurereste se il progetto è stato un successo?
- C'è un caso in cui ce lo sconsigliereste?
03 — Segnali d'allarme
Quando bisogna essere scettici
- Risultati garantiti. Chi promette il primo posto su Google o un determinato aumento di fatturato vende qualcosa che non può fornire.
- Nessun no. Un fornitore che considera ogni progetto una buona idea non ha ascoltato o vende soltanto.
- Pressione temporale. Sconti limitati sui prezzi dei progetti sono uno strumento di vendita, non un'offerta.
- Rapporti di proprietà poco chiari. Chi non dice chiaramente a chi appartengono dati e accessi non ha buone intenzioni.
- Nessun referente con competenze tecniche. Se nel primo colloquio c'è solo il commerciale, i malintesi nascono lì.
04 — Domande
Domande frequenti
Non si perde il tocco personale?
La parte personale rimane — semplicemente non viene più digitata ogni volta. I moduli gestiscono lo standard, tu scrivi il paragrafo che si riferisce davvero al caso specifico. Di solito la parte personale migliora, perché c'è tempo per farla.
Possiamo usare modelli diversi per gruppi di clienti diversi?
Sì, ad esempio condizioni diverse per nuovi clienti, clienti esistenti o rivenditori. Il modello corretto viene preselezionato automaticamente in base alla richiesta.
A cosa serve il follow-up?
Più di quanto molti si aspettino. Una parte considerevole delle offerte semplicemente resta lì. Un promemoria automatico dopo sette e dopo quattordici giorni ne recupera una parte, senza che nessuno debba pensarci.
Funziona anche se offriamo più lingue?
Sì, i moduli di testo possono essere salvati per lingua. La composizione seleziona automaticamente la lingua corretta in base al cliente.
Chi può modificare i prezzi nella libreria?
Lo decidete voi — di solito una o due persone autorizzate, così non finiscono prezzi errati in un'offerta per errore. Le modifiche hanno effetto immediato su tutte le offerte future.
Funziona per offerte con calcoli complessi?
Sì, se il calcolo è basato su regole. Quando ogni voce deve essere stimata singolarmente, l'automazione aiuta nella costruzione e nel calcolo, non nella stima.
Quanto è «veloce» veramente?
Nei progetti che abbiamo realizzato, il passaggio da diverse ore a meno di trenta minuti è la norma — la maggior parte del tempo è dedicata alla verifica, non alla creazione.
05 — Prosegui
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