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¿Cuánto dura un procesamiento automatizado de facturas? Cronograma realista
Un proyecto de automatización del procesamiento de facturas no es tarea de un fin de semana, pero tampoco un proyecto de medio año. Qué sucede en qué orden, dónde suelen estar los obstáculos y cómo se puede acortar el plazo.
Automatizar el procesamiento de facturas dura en la práctica de 4 a 8 semanas. El factor de tiempo más importante casi nunca es la implementación en sí, sino la rapidez con la que llegan los contenidos, accesos y decisiones de tu parte.
01 — Plazo
Cuánto dura
- Duración típica
- De 4 a 8 semanas
- Precio
- Individual según el esfuerzo
El plazo comienza tras la aprobación del presupuesto. Tiempo previo para primera reunión y presupuesto: normalmente una o dos semanas. Damos un precio fijo después de esta primera reunión.
02 — Procedimiento
Los pasos en detalle
Unificar vías de entrada
Todo pasará en adelante por una única entrada, independientemente de cómo llegó.
Configurar la lectura
Medimos la tasa de reconocimiento con vuestras facturas reales.
Representar la aprobación
Quién aprueba a partir de qué importe, qué sucede en caso de ausencia.
Conectar
Traspaso al sistema contable o a la asesoría fiscal.
03 — Cuellos de botella
En qué suele atascarse
- Contenidos y entregas. El motivo de retraso más frecuente con diferencia. Textos, imágenes, listas de precios, accesos — lo que falta, bloquea.
- Decisiones. Si no está claro quién aprueba, el proyecto espera. Una persona de contacto designada con autoridad de decisión acorta notablemente la duración.
- Accesos a sistemas externos. Obtener acceso a gestión de mercancías, centralita telefónica o CRM regularmente tarda más que la propia integración.
- Rondas de coordinación sin fin. Dos rondas de corrección son normales, cinco son señal de que el objetivo no estaba claro al principio.
04 — Alcance
Qué incluye
- Entrada centralizada de facturas para todas las vías, también correo postal por escaneo
- Lectura automática de datos de facturas y partidas
- Verificación contra pedido y albarán, donde existan
- Flujo de aprobación según importe y responsabilidad
- Traspaso a contabilidad o asesoría fiscal
- Archivo a prueba de auditoría con plazos de conservación
05 — Preguntas
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si una factura llega duplicada?
El sistema reconoce duplicados por número de factura, importe y remitente y los marca en lugar de contabilizarlos dos veces — un error frecuente y costoso en la captura manual.
¿Qué pasa con una factura no reconocida?
Va a una lista de verificación. No se adivina nada y no se pierde nada. Con el tiempo la lista se acorta porque los proveedores recurrentes se reconocen con seguridad.
¿Nuestra asesoría fiscal trabaja con esto?
Por lo general sí — los sistemas habituales de despachos aceptan datos estructurados. Lo aclaramos previamente directamente con vuestro despacho, porque sus requisitos determinan la interfaz.
¿Qué pasa con la obligación de factura electrónica?
Las facturas electrónicas estructuradas se están convirtiendo progresivamente en obligatorias en el ámbito europeo, con plazos diferentes según el país. Un procesamiento que entiende desde el principio formatos como ZUGFeRD y XRechnung evita la adaptación posterior.
¿Qué pasa con facturas en moneda extranjera?
Se reconocen y se contabilizan con el tipo de cambio configurado. Si es necesario se puede establecer un tipo de cambio fijo de fecha de corte o el tipo de cambio del día de recepción de la factura.
¿Podemos configurar varios niveles de aprobación?
Sí, escalonados por importe — las sumas menores pasan automáticamente, las mayores necesitan una o varias aprobaciones, según lo reguléis internamente.
¿Es auditable?
El archivo cumple los requisitos de inmutabilidad, trazabilidad y localización. El documento original, los datos reconocidos, las correcciones y las aprobaciones se registran con marca de tiempo. El plazo de conservación es en Austria de siete años por norma general.
06 — Continuar
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