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¿Cuánto dura una integración CRM? Cronograma realista
Un proyecto de integración CRM no es un trabajo de fin de semana, pero tampoco un proyecto de medio año. Qué sucede, en qué orden, dónde suele atascarse y cómo se puede acortar el plazo.
La integración CRM dura en la práctica de 3 a 6 semanas. El mayor factor de tiempo casi nunca es la ejecución en sí, sino la rapidez con la que llegan contenidos, accesos y decisiones de vuestra parte.
01 — Plazo
Cuánto dura
- Duración típica
- 3 a 6 semanas
- Precio
- Individual según el esfuerzo
El plazo comienza tras la aprobación del presupuesto. Tiempo previo para primera reunión y presupuesto: normalmente una o dos semanas. Damos un precio fijo después de esta primera reunión.
02 — Procedimiento
Los pasos en detalle
Examinar la situación de datos
¿Dónde están hoy los datos de clientes? La respuesta suele ser más larga de lo esperado.
Imagen objetivo
Qué debe estar en el CRM para que ayude en el día a día, y qué no debe estar conscientemente.
Integrar y migrar
Conectar fuentes, transferir inventario, fusionar duplicados.
Introducir
Formación con datos reales, después cuatro semanas de acompañamiento.
03 — Cuellos de botella
En qué suele atascarse
- Contenidos y entregas. El motivo de retraso más frecuente con diferencia. Textos, imágenes, listas de precios, accesos — lo que falta, bloquea.
- Decisiones. Si no está claro quién aprueba, el proyecto espera. Una persona de contacto designada con autoridad de decisión acorta notablemente la duración.
- Accesos a sistemas externos. Obtener acceso a gestión de mercancías, centralita telefónica o CRM regularmente tarda más que la propia integración.
- Rondas de coordinación sin fin. Dos rondas de corrección son normales, cinco son señal de que el objetivo no estaba claro al principio.
04 — Alcance
Qué incluye
- Selección o revisión del CRM según vuestros procesos reales
- Captura automática desde formularios web, correo electrónico y teléfono
- Fusión de duplicados de las fuentes existentes
- Conexión con el sistema de presupuestos y facturación
- Análisis que permiten sacar conclusiones, en lugar de solo mostrar gráficos
- Formación del equipo con los propios datos
05 — Preguntas
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa con nuestros datos antiguos?
Se transfieren, se limpian y se fusionan. Los duplicados son lo normal; normalmente la misma empresa aparece tres o cuatro veces en diferentes grafías.
¿Y si diferentes departamentos utilizan sistemas diferentes?
Entonces se designa uno de ellos como fuente central, los demás alimentan automáticamente. Mantener dos sistemas en paralelo con iguales derechos conduce, por experiencia, precisamente a las contradicciones que un CRM debería resolver.
¿Podemos simplemente importar listas de Excel existentes?
Sí, es lo habitual al empezar. Antes de la importación se limpian duplicados y grafías no uniformes, si no el nuevo sistema solo heredaría el desorden antiguo.
¿Cuál es el CRM correcto?
El que vuestra gente use realmente. Para pequeñas empresas, un sistema sencillo que se rellene automáticamente es casi siempre mejor que uno potente que se quede vacío. Recomendamos según proceso y tamaño del equipo, no según lista de funciones.
¿Es conforme con el RGPD?
Con proveedor europeo, contrato de tratamiento de datos, concepto de eliminación y base legal documentada, sí. Un CRM sin concepto de eliminación es, desde el punto de vista de la protección de datos, un asunto pendiente; debe instalarse junto con el sistema.
¿Cómo es la formación concretamente?
Con vuestros datos reales, no con conjuntos de datos de ejemplo. El equipo practica los procesos que necesita a diario y recibe después un breve resumen escrito como obra de consulta.
¿Cómo nos aseguramos de que se mantenga?
Haciendo que haya que mantener lo mínimo posible. Todo lo que pueda surgir automáticamente, surge automáticamente. Lo que queda de trabajo manual se reduce a lo que realmente se necesita en el día a día.
06 — Continuar
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Siguiente paso
Hablemos brevemente de si esto vale la pena para vosotros.
Una conversación de veinte minutos suele bastar para aclarar si un proyecto tiene sentido. Si no, lo decimos: es más barato para ambas partes que una oferta que nadie necesita.