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RGPD y herramientas de IA: qué pueden introducir los empleados
Las herramientas de IA se utilizan en prácticamente todos los negocios, generalmente sin reglas. La delimitación que realmente ayuda en el día a día.
Las herramientas de IA se utilizan en prácticamente todos los negocios, generalmente sin reglas claras. Lo decisivo es la distinción entre accesos de consumidor gratuitos sin garantía contractual y accesos empresariales con contrato de encargado del tratamiento y procesamiento europeo. Una sencilla regla de semáforo con tres categorías la recuerda un equipo de forma fiable; una prohibición general solo conduce al uso invisible en dispositivos privados.
01
El riesgo real
Rara vez se trata de mala intención. Alguien hace resumir un correo de cliente, otra persona introduce un borrador de contrato. Ambas cosas son comprensibles y ambas pueden ser problemáticas, según la herramienta y la situación de los datos.
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La distinción decisiva
Los accesos de consumidor gratuitos sin garantía contractual no son adecuados para datos personales o confidenciales. Los accesos empresariales con contrato de encargado del tratamiento, entrenamiento excluido y procesamiento europeo son otra cosa. Esta distinción debe estar en toda directiva de uso, porque en el día a día es constantemente relevante.
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Lo que funciona en la práctica
Un semáforo: verde para tareas generales sin referencia personal, amarillo para contenidos internos en la herramienta asegurada, rojo para datos de salud, datos de personal, contenidos de mandatos y pacientes. Un equipo recuerda tres categorías, doce no.
04
Lo que debe figurar en la directiva
Qué herramientas están permitidas, qué datos pueden introducirse, quién decide en caso de duda, y qué hacer si algo ha entrado de todas formas. El último punto falta casi siempre y es el más importante.
05
Prohibir no ayuda
Una prohibición general conduce al uso en dispositivos privados, ese es el peor de todos los estados, porque es invisible. Un acceso asegurado con reglas claras es más práctico y más seguro.
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Un ejemplo del día a día
Una empleada resume una queja de cliente en una herramienta de IA gratuita para responder más rápido, sin mala voluntad, pero con datos personales en un acceso sin garantía contractual. Una regla de semáforo clara lo habría evitado de antemano, una prohibición posterior llega demasiado tarde.
Preguntas
Preguntas frecuentes
¿Basta con un contrato de encargado del tratamiento?
Es necesario, pero no suficiente por sí solo. A ello se suman base jurídica, vinculación a la finalidad, concepto de supresión, información a los interesados y la comprobación de si tiene lugar una transferencia a terceros países.
¿Podemos hacer procesar documentos de candidatura?
Para captura estructurada bajo condiciones, sí. Para la decisión de selección se aplican requisitos considerablemente más estrictos bajo el AI Act de la UE: los sistemas que deciden sobre el acceso al empleo están clasificados como de alto riesgo.
¿Qué pasa con los modelos que funcionan localmente?
Los modelos en infraestructura propia resuelven el problema de la transferencia, porque ningún dato sale del edificio. Exigen más configuración y a menudo ofrecen resultados más débiles en tareas complejas; para áreas sensibles, aun así suele ser el camino correcto.
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