PIPELINE简而言之
在决定采用流程自动化之前，值得做一个简短的现状评估：哪个流程最耗时、谁将负责维护系统、所需内容是否齐备。完整清单见下方。
01 — 检查清单
首次报价前明确
- 想改善什么？用一句话说明，不用专业术语。
- 如何判断？用一个应该改变的数字。
- 谁来决策？一个人，不是一个委员会。
- 可用预算是多少？大致范围即可 — 这让报价具有可比性而非随意性。
- 截止时间？以及时间取决于什么。
- 涉及哪些系统？谁拥有访问权限。
- 您们已有什么？内容、数据、前期工作 — 这会降低价格。
02 — 配合要求
我们需要您提供的内容
- 一位有决策权的联系人 — 而不仅仅是转达信息的人。
- 相关系统的访问权限,需要及时提供，而不是在上线当天才给。
- 来自日常业务的真实案例 — 越不规范，对测试就越有价值。
- 2至4小时用于沟通协调，分散在整个项目周期内。
- 对“什么是成功”这个问题的明确答案。没有这个答案，后期就无法评估效果。
03 — 问题
您应该提出的问题
- 如果项目成本超出预估会怎样 — 由谁承担？
- 数据、访问权限以及（如果有开发）源代码归谁所有？
- 第二年和第三年的运营成本是多少？
- 我们最终会收到什么样的文档？
- 您会用什么标准来衡量这个项目是否成功？
- 在什么情况下您会建议我们不要做这个项目？
04 — 问题
常见问题
之前做这件事的人会怎样？
实际上很少有岗位被取消——消失的是没人喜欢的那部分工作。时间会用于以前从未有时间做的事情。
我们需要为此购买新软件吗？
通常不需要。大部分工作通过您已有的系统完成，加上一个自动化层。只有在真正存在空缺时，我们才会建议使用新软件。
我们会失去对流程的控制吗？
恰恰相反：自动化流程首次实现了完整记录和协议。您能看到每次执行。以前只有一直在做这件事的人知道。
多快能回本？
对于我们通常开始的流程，回收期在4到10个月之间。我们在报价前计算，而非事后。
如果我们的流程发生变化怎么办？
那就调整流程。我们的搭建方式是将可变部分——文本模块、收件人、阈值——放在表格中，您可以自行维护，无需我们参与。
有资助吗？
奥地利为数字化项目提供多种资助渠道，例如KMU.DIGITAL或aws数字化资助（kmudigital.at、aws.at）。目前是否适用于您以及资助金额，我们会共同核查——重要提示：必须在签订合同前获得批准。请预留提前时间。
我们如何知道哪些值得自动化？
经验法则：如果某个流程至少每周发生一次、有明确规则且目前是手工操作，就值得自动化。我们在现状分析中会逐一计算每个候选流程——频率×时长×成本——您根据数据做决策。
下一步
让我们简短讨论一下这对您是否划算。
二十分钟的对话通常就足以弄清一个项目是否有意义。如果没有，我们会直说——这对双方来说都比一份无人需要的报价更便宜。