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Qualificazione lead e protezione dati: cosa richiede il GDPR
Non appena nella qualificazione lead vengono trattati dati personali, valgono obblighi precisi. Quali sono concretamente, cosa manca quasi sempre nella pratica e cosa basta effettivamente.
Non appena nella qualificazione lead vengono trattati dati personali, servono base giuridica, vincolo di finalità, termini di cancellazione definiti, informazione degli interessati e un contratto di responsabilità del trattamento con ogni fornitore coinvolto. Nella pratica mancano quasi sempre gli stessi tre punti: il termine di cancellazione, l'avviso nel punto di raccolta e il chiarimento se il fornitore utilizza i dati per il proprio training.
01 — Privacy
Cosa richiede il GDPR
Non appena vengono trattati dati personali — e questo avviene più velocemente di quanto si pensi, ad esempio quando qualcuno inserisce un nome o un numero di telefono — valgono i soliti obblighi: indicare la base giuridica, definire lo scopo, rispettare la minimizzazione dei dati, definire i termini di cancellazione, informare gli interessati.
Praticamente questo significa per la qualificazione lead: un contratto di responsabilità del trattamento con ogni fornitore coinvolto, la verifica di dove viene effettuato il trattamento, un termine di cancellazione documentato e un passaggio comprensibile nell'informativa sulla privacy. Tre cose mancano nella pratica quasi sempre: il termine di cancellazione definito, l'avviso nel punto in cui i dati vengono raccolti e il chiarimento se il fornitore utilizza i dati per il proprio training.
Una valutazione d'impatto sulla protezione dei dati è necessaria solo in caso di rischio presumibilmente elevato — non per la maggior parte dei progetti di questo tipo. La verifica stessa dovrebbe comunque essere documentata, così da poter dimostrare, in caso di necessità, perché è stata omessa.
02 — Contratto
Cosa va chiarito per iscritto
- Proprietà di dati e accessi. Appartengono al committente. Se un fornitore non lo conferma chiaramente, questa è l'informazione più importante del colloquio.
- Restituzione alla fine del rapporto. In quale formato, in quale termine, a quali costi.
- Nessuna durata minima senza contropartita. Il vincolo è giustificabile se viene fornito qualcosa in cambio — altrimenti no.
- Quanto costa una modifica successiva. Non è il prezzo del progetto a decidere i costi complessivi, ma la tariffa oraria del terzo anno.
- Documentazione come oggetto di consegna. Non come promessa, ma come voce nell'offerta.
03 — Rischi
Cosa può andare storto
- Il sistema risponde in modo errato. Limitabile facendolo lavorare esclusivamente con contenuti verificati e facendolo inoltrare in caso di incertezza invece di indovinare. Questa è una scelta di configurazione, non una proprietà della tecnologia.
- L'impegno viene sottovalutato. Motivo più frequente: situazione di partenza poco chiara. Un inventario onesto prima dell'offerta previene questo problema in modo più affidabile di qualsiasi margine.
- Nessuno lo aggiorna. Il rischio maggiore in assoluto — e il più facilmente evitabile.
- Lacune nella privacy. Nascono quasi sempre da termini di cancellazione mancanti e responsabilità poco chiare, raramente dalla tecnologia stessa.
- Dipendenza dal fornitore. Evitabile se accessi, dati e documentazione sono contrattualmente di proprietà del committente.
04 — Domande
Domande frequenti
Non rischiamo di escludere buoni clienti?
Per questo non si rifiuta mai automaticamente, ma si ordina solamente. Ogni richiesta resta visibile, semplicemente non sta più nello stesso gruppo.
Perdiamo così richieste da clienti più piccoli?
No, si ordina solo la sequenza di lavorazione, non l'accettazione. Ogni richiesta resta visibile e può essere evasa — l'ordinamento decide solo quale passa prima.
Qual è un approccio di valutazione realistico?
Punti per criteri oggettivi che potete davvero verificare: regione nel raggio d'azione, portata nell'ambito della vostra offerta, tempi fattibili. Tutto il resto è divinazione e porta a non fidarsi della valutazione.
Serve un'integrazione con il nostro CRM?
Utile, ma non obbligatoria. Senza integrazione CRM le richieste valutate arrivano strutturate nella casella di posta; con integrazione si crea direttamente un record con valutazione nel sistema.
Funziona nel B2C?
In modo limitato. L'arricchimento con dati aziendali viene meno, ma la prequalifica tramite domande mirate e la distribuzione funzionano allo stesso modo.
Quanto tempo serve per configurare la logica di valutazione?
Una o due settimane per i criteri e il modulo, poi un test sulle vostre ultime richieste prima che qualcosa vada online — le valutazioni errate si vedono già lì.
E se i nostri criteri cambiano nel tempo?
Le regole di valutazione sono in una tabella che potete modificare voi stessi, senza dover cambiare codice. Un nuovo criterio è una riga, non un progetto.
05 — Prosegui
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