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Migration de données et protection des données : ce que le RGPD exige

Dès que des données personnelles sont traitées lors de la migration de données, des obligations claires s'appliquent. Lesquelles concrètement, ce qui manque presque toujours en pratique et ce qui suffit réellement.

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En bref

Dès que des données personnelles sont traitées lors de la migration de données, il faut une base juridique, une limitation de finalité, des délais de suppression définis, l'information des personnes concernées et un contrat de sous-traitance avec chaque prestataire impliqué. En pratique, les trois mêmes points manquent presque toujours : le délai de suppression, l'indication au point de collecte et la clarification de savoir si le prestataire utilise les données pour sa propre formation.

01 — Protection des données

Ce qu'exige le RGPD

Dès que des données à caractère personnel sont traitées — et cela arrive plus vite qu'on ne le pense, par exemple dès que quelqu'un saisit un nom ou un numéro de téléphone — les obligations habituelles s'appliquent : indiquer la base juridique, définir la finalité, respecter la minimisation des données, définir les délais de suppression, informer les personnes concernées.

Concrètement, cela signifie pour la migration de données : un contrat de sous-traitance avec chaque prestataire impliqué, la vérification de l'endroit où le traitement a lieu, un délai de suppression documenté et un passage compréhensible dans la déclaration de protection des données. Trois choses manquent presque toujours en pratique : le délai de suppression défini, l'indication à l'endroit où les données sont collectées, et la clarification de savoir si le prestataire utilise les données pour sa propre formation.

Une analyse d'impact relative à la protection des données n'est nécessaire qu'en cas de risque élevé probable — ce qui n'est pas le cas pour la plupart des projets de ce type. L'examen lui-même devrait néanmoins être documenté, afin qu'il soit possible de justifier a posteriori pourquoi il a été écarté.

02 — Contrat

Ce qui doit être clarifié par écrit

Propriété des données et des accès. Ils appartiennent au donneur d'ordre. Si un fournisseur ne le confirme pas clairement, c'est l'information la plus importante de l'entretien.
Restitution en cas de résiliation. Dans quel format, dans quel délai, à quel coût.
Pas de durée minimale sans contrepartie. Un engagement est acceptable s'il y a quelque chose en retour — sinon non.
Ce que coûte une modification ultérieure. Ce n'est pas le prix du projet qui détermine les coûts globaux, mais le taux horaire de la troisième année.
La documentation comme élément livrable. Pas comme promesse, mais comme poste dans l'offre.

03 — Risques

Ce qui peut mal tourner

Le système répond faux. Limitez cela en le faisant travailler exclusivement à partir de contenus vérifiés et en le configurant pour qu'il transfère en cas d'incertitude au lieu de deviner. C'est une décision de configuration, pas une propriété de la technologie.
L'effort est sous-estimé. Raison la plus fréquente : situation de départ floue. Un état des lieux honnête avant l'offre l'évite plus sûrement que n'importe quelle marge de sécurité.
Personne ne le maintient. Le plus grand risque de tous — et le plus facile à éviter.
Failles dans la protection des données. Elles proviennent presque toujours de délais de suppression manquants et de responsabilités floues, rarement de la technologie elle-même.
Dépendance vis-à-vis du fournisseur. Évitable si les accès, données et documentation appartiennent contractuellement au donneur d'ordre.

04 — Questions

Questions fréquentes

Combien de temps dure une migration ?

Le transfert lui-même prend généralement des heures. Le temps est consacré à l'analyse, aux règles et aux essais — généralement deux à six semaines, selon l'état des anciennes données.

Que se passe-t-il si quelque chose manque après la bascule ?

C'est pourquoi il faut un protocole de comptage et une possibilité de retour en arrière : l'ancien stock reste intact jusqu'à ce que la validation soit effectuée. Des compléments ultérieurs de zones spécifiques sont possibles.

Emportons-nous tout ?

Rarement sensé. Fiches obsolètes, jeux de test et opérations vieilles de dix ans alourdissent le nouveau système. Nous recommandons de migrer le stock actif et de conserver le reste disponible sous forme archivée.

Avons-nous besoin d'un accès aux deux systèmes simultanément pour la migration ?

Oui, au moins pendant la période des essais et du basculement proprement dit. Après, l'accès à l'ancien système peut être restreint ou terminé.

Qu'advient-il des pièces jointes et des documents liés à l'enregistrement ?

Ils sont transférés, à condition que le système cible les prenne en charge. Lorsque le format ne convient pas, on clarifie au préalable si une conversion est nécessaire ou si un stockage externe reste plus judicieux.

Comment nous assurons-nous que rien n'est perdu ?

Via le protocole de comptage : le nombre d'enregistrements avant et après est comparé, des échantillons sont vérifiés sur le fond. Ce n'est qu'après cette validation que la migration est considérée comme achevée.

Pouvons-nous continuer à travailler en parallèle ?

Pour les migrations courtes oui, avec une date de référence. Pour les migrations plus longues, on continue généralement à travailler dans l'ancien système jusqu'au basculement et on transfère l'accroissement à la fin.

05 — Suite

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