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Lista de verificación: preparar el procesamiento de documentos con IA
Lo que deberíais aclarar antes de solicitar ofertas sobre el tema de procesamiento de documentos con IA. Cuanto más esté definido de antemano, más fiables serán las ofertas.
Antes de la decisión por un procesamiento de documentos con IA vale la pena hacer un breve inventario: qué flujo de trabajo consume más tiempo, quién administrará el sistema después, y si los contenidos necesarios están disponibles. La lista de verificación completa está más abajo.
01 — Checklist
Aclarar antes del primer presupuesto
- ¿Qué debe mejorar? En una frase, sin tecnicismos.
- ¿Cómo lo notaréis? Un número que debe cambiar.
- ¿Quién decide? Una persona, no un comité.
- ¿Qué presupuesto está disponible? Un marco es suficiente — hace que los presupuestos sean comparables en lugar de arbitrarios.
- ¿Para cuándo? Y de qué depende la fecha.
- ¿Qué sistemas están involucrados? Y quién tiene acceso a ellos.
- ¿Qué tenéis ya? Contenidos, datos, trabajos previos — eso reduce el precio.
02 — Participación
Qué necesitamos de ti
- Una persona de contacto que pueda decidir — no solo derivar.
- Acceso a los sistemas involucrados, a tiempo y no el día de la puesta en marcha.
- Ejemplos reales del día a día — cuanto más desordenados, más útiles para la prueba.
- De dos a cuatro horas para coordinación, distribuidas durante la duración del proyecto.
- Una respuesta a la pregunta de qué significa el éxito. Sin ella, no se puede evaluar nada después.
03 — Preguntas
Preguntas que deberías hacer
- ¿Qué pasa si el proyecto se vuelve más caro de lo estimado — quién lo asume?
- ¿A quién pertenecen los datos, los accesos y, si se desarrolla, el código fuente?
- ¿Qué cuesta la operación en el segundo y tercer año?
- ¿Cómo es la documentación que recibimos al final?
- ¿Con qué medirían si el proyecto fue exitoso?
- ¿Hay algún caso en el que nos desaconsejarían esto?
04 — Preguntas
Preguntas frecuentes
¿Qué tan bien funciona con escaneos de mala calidad?
Mucho mejor que el reconocimiento de texto clásico, porque el modelo lee el contexto y no solo reconoce caracteres. Pero lo medimos con tus documentos reales y damos la tasa, en lugar de prometerla.
¿Necesitamos una plantilla para cada proveedor?
No, esa es la diferencia con las soluciones antiguas. El sistema reconoce los campos por su contenido, no por posiciones fijas en la hoja, incluso con un proveedor que envía por primera vez.
¿Es auditable?
Cada procesamiento queda registrado: documento original, valores reconocidos, correcciones, marca de tiempo, persona responsable. El original se conserva sin cambios.
¿Funciona también con notas manuscritas?
Con escritura limpia sí, con una tasa de acierto notablemente menor que con documentos impresos. Lo medimos de antemano con tus ejemplos reales y te decimos honestamente si vale la pena para tu caso.
¿Esto reemplaza nuestro software de contabilidad?
No, lo alimenta. El procesamiento se sitúa antes y entrega datos limpios al sistema que ya usas.
¿Qué pasa con el original en papel?
Permanece intacto y no se elimina automáticamente. Para la obligación legal de conservación sigue rigiendo lo que os indique vuestro asesor fiscal — la digitalización no lo sustituye automáticamente.
¿Qué tan rápido vemos la tasa de acierto antes de decidir?
Antes de la oferta: probamos con un lote de tus documentos reales y damos la tasa medida por campo, no una estimación, sino un resultado que puedes verificar tú mismo.
05 — Continuar
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