PIPELINEKI-Wissen
KI oder klassische Automatisierung — was wann?
Die teuerste Fehlentscheidung ist, ein Sprachmodell für eine Aufgabe einzusetzen, die eine Regel erledigt.
Feste Struktur, feste Regeln: klassische Automatisierung. Freier Text, wechselnde Formate, Einordnung nötig: KI. Diese eine Frage beantwortet den Großteil der Fälle.
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Die Trennlinie
Feste Struktur, feste Regeln: klassische Automatisierung. Freier Text, wechselnde Formate, Einordnung nötig: KI. Diese eine Frage beantwortet den Großteil der Fälle.
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Warum das wichtig ist
Ein Sprachmodell kostet pro Aufruf, ist langsamer und liefert nicht immer dasselbe Ergebnis. Für „wenn Betrag über 500, dann Freigabe durch Chef" ist das eine schlechte Wahl. Für „ordne diese E-Mail einer Zuständigkeit zu" ist es die richtige.
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Die übliche Kombination
In der Praxis sitzt die KI meist am Anfang — sie macht aus unstrukturiertem Eingang strukturierte Daten. Danach übernimmt klassische Automatisierung. Das ist billiger und zuverlässiger als eine durchgehende KI-Kette.
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Ein Prüfsatz
Wenn ihr die Regel in einem Satz aufschreiben könnt, braucht ihr keine KI. Wenn ihr dafür Beispiele braucht, wahrscheinlich schon.
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Ein Beispiel zur Einordnung
Eine Rechnungsprüfung mit festem Schwellwert — über 500 Euro braucht eine zweite Unterschrift — ist eine klassische Regel. Die Einordnung eingehender Rechnungen aus zwanzig verschiedenen Lieferantenformaten in die richtige Kostenstelle ist dagegen ein Fall für KI, weil sich das nicht in einer festen Regel fassen lässt.
Fragen
Häufige Fragen
Kann man beides in einem einzigen Ablauf kombinieren?
Ja, das ist sogar der Regelfall in guten Umsetzungen: KI ordnet unstrukturierten Eingang ein, feste Regeln übernehmen den Rest. Diese Kombination ist günstiger und verlässlicher als eine durchgehende KI-Kette.
Woran erkennt man, dass ein Anbieter unnötig auf KI setzt?
Wenn die Aufgabe in einem Satz mit festen Regeln beschreibbar wäre und trotzdem ein Sprachmodell vorgeschlagen wird. Das kostet mehr, ist langsamer und weniger vorhersagbar als nötig — meist, weil KI besser klingt als eine Wenn-Dann-Regel.
Was, wenn sich die Regeln später ändern?
Klassische Automatisierung muss dann angepasst werden, was aber meist unkompliziert ist, wenn die veränderlichen Teile von Anfang an sauber getrennt sind. Das ist kein Grund, von vornherein zu KI zu greifen, wo Regeln reichen würden.
Ist KI die zukunftssicherere Wahl, auch wenn Regeln heute reichen?
Nein — zukunftssicher ist kein Argument für die aufwendigere, unvorhersagbarere Lösung. Wenn sich der Ablauf ändert, wird er angepasst, unabhängig davon, ob heute Regeln oder KI im Einsatz waren.
Nächster Schritt
Wir schauen uns eure Ausgangslage an.
Erzählt uns, was heute Zeit frisst. Daraus entsteht eine Einschätzung mit Aufwand und Nutzen — und erst danach ein Angebot.