WhatsApp-Chatbot · Branche
WhatsApp-Chatbot für Unternehmensberatungen
Kundenkommunikation dort, wo sie ohnehin stattfindet — mit automatischen Antworten auf Standardfragen und sauberer Übergabe an einen Menschen. Bei Unternehmensberatungen heißt das konkret: Akquise ist unregelmäßig, weil Projektarbeit vorgeht — genau dort setzt ein solches Projekt an.
WhatsApp-Chatbot für Unternehmensberatungen löst ein konkretes Problem: Akquise ist unregelmäßig, weil Projektarbeit vorgeht. Ein Projekt dauert üblicherweise 2 bis 3 Wochen, der Preis hängt vom Umfang ab und wird nach einem kurzen Erstgespräch vorgeschlagen — nicht pauschal für die ganze Branche.
01 — Ausgangslage
Warum Unternehmensberatungen das brauchen
- Akquise ist unregelmäßig, weil Projektarbeit vorgeht
- Angebote sind aufwendig und individuell
- Wissen aus Projekten wird nicht wiederverwendet
WhatsApp-Nachrichten landen auf einem privaten Handy, werden abends beantwortet und sind nirgends dokumentiert. Bei Urlaub oder Personalwechsel ist der Verlauf weg.
02 — Anwendung
WhatsApp-Chatbot im Alltag einer Unternehmensberatung
Eine durchsuchbare Ablage über alle Projekte macht frühere Analysen und Vorlagen auffindbar — statt sie im dritten Anlauf neu zu erstellen.
- Einrichtung des offiziellen WhatsApp-Business-Zugangs inklusive Verifizierung
- Automatische Antworten auf die häufigsten Anliegen, mit Übergabe an einen Menschen
- Gemeinsames Postfach für das Team statt Nachrichten auf einem Privathandy
- Vorlagen für Terminerinnerungen, Auftragsstatus und Rückfragen
- Anbindung an CRM oder Auftragssystem, damit Verläufe zum Kunden gehören
- Opt-in-Logik und Datenschutzhinweise nach DSGVO
03 — Ablauf
Wie ein Projekt läuft
Kanal einrichten
Business-Konto, Verifizierung der Nummer, Anzeigename und Profil. Das dauert je nach Prüfung ein paar Tage.
Antwortbaum bauen
Die häufigsten Anliegen werden zu einem Dialog, der schnell zum Ziel führt statt zu einem Menü mit acht Ebenen.
Team einbinden
Wer sieht was, wer antwortet, wie wird übergeben. Das Postfach wird eingerichtet und erklärt.
Livegang
Nummer wird auf Website, Google-Profil und in die Signatur gehängt. Danach beobachten wir die ersten Wochen mit.
04 — Kosten
Aufwand und Laufzeit
- Preis
- Individuell nach Aufwand
- Typische Laufzeit
- 2 bis 3 Wochen
Einrichtung; laufend fallen zusätzlich die Konversationsgebühren von WhatsApp an. Ein Fixpreis lässt sich erst nach dem Erstgespräch seriös nennen — schreibt uns kurz euer Vorhaben, und wir schicken einen Vorschlag, der zu Umfang und Aufwand passt.
Für Digitalisierungsvorhaben gibt es in Österreich mehrere Förderschienen, etwa KMU.DIGITAL oder die aws-Digitalisierungsförderung. Ob und in welcher Höhe eine davon aktuell für euer Vorhaben infrage kommt, prüfen wir individuell mit euch. Aktuelle Bedingungen: kmudigital.at, aws.at.
05 — Fragen
Häufige Fragen
Was kostet WhatsApp im laufenden Betrieb?
Meta rechnet pro Konversation ab, gestaffelt nach Kategorie. Für einen typischen Kleinbetrieb liegen die Gebühren im niedrigen zweistelligen Bereich pro Monat. Wir rechnen euch das vorab anhand eures Nachrichtenvolumens durch.
Ist WhatsApp für Unternehmen überhaupt DSGVO-konform nutzbar?
Über die offizielle Business-Schnittstelle mit einem europäischen Anbieter ja, mit Auftragsverarbeitungsvertrag und Opt-in. Die private WhatsApp-App auf einem Mitarbeiterhandy ist die Variante, die Probleme macht — genau die ersetzen wir.
Dürfen wir Kunden einfach anschreiben?
Nur mit vorheriger Zustimmung und innerhalb der von Meta erlaubten Vorlagen. Kaltakquise über WhatsApp ist weder erlaubt noch klug. Terminerinnerungen an bestehende Kunden dagegen sind unproblematisch.
Was passiert mit unserer bisherigen Nummer?
Eine Nummer, die bereits in der normalen WhatsApp-App genutzt wird, muss migriert werden — der Verlauf geht dabei verloren. Viele Betriebe nehmen deshalb eine zweite Nummer und leiten schrittweise um.
Wie schnell müssen wir auf Nachrichten antworten?
Es gibt keine Meta-Vorgabe, aber die Kundenerwartung auf WhatsApp liegt bei Minuten, nicht Stunden. Die automatischen Antworten fangen genau diese Erwartung ab, bis jemand persönlich übernimmt.
Wie bekommen wir Akquise trotz Projektauslastung hin?
Indem sie nicht von freier Zeit abhängt. Terminierte Inhalte, automatisches Nachfassen und Buchungslinks für Erstgespräche laufen weiter, auch wenn die Woche voll ist.
Lohnt sich eine interne Wissensdatenbank bei kleinem Team?
Ab etwa fünf Personen deutlich. Darunter liegt der Nutzen vor allem in der Vertretbarkeit — wenn nur eine Person weiß, wo etwas steht, ist das ein Risiko, kein Vorteil.
Rechnet sich ein WhatsApp-Chatbot für eine kleine Unternehmensberatung?
Das hängt an drei Zahlen: wie oft der betroffene Ablauf vorkommt, wie lange er dauert und was eine Stunde bei euch kostet. Bei Unternehmensberatungen ist der Ansatzpunkt meist Regelmäßige Inhalte statt Akquisewellen. Wir rechnen das vor dem Angebot mit euren Zahlen durch — und sagen es, wenn es sich nicht lohnt.
06 — Weiter
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Nächster Schritt
Reden wir kurz darüber, ob sich das bei euch rechnet.
Ein Gespräch von zwanzig Minuten reicht meistens, um zu klären, ob ein Projekt Sinn hat. Wenn nicht, sagen wir das — das ist billiger für beide Seiten als ein Angebot, das niemand braucht.