PIPELINERatgeber
KI-Wissensdatenbank einführen: Schritt für Schritt
Der Weg von der Entscheidung bis zum laufenden Betrieb — in der Reihenfolge, die sich in kleinen Betrieben bewährt hat, inklusive der Stellen, an denen Projekte typischerweise hängen bleiben.
KI-Wissensdatenbank wird eingeführt, indem zuerst der Engpass benannt, dann klein abgegrenzt und erst danach umgesetzt wird. Die Umsetzung selbst dauert 6 bis 10 Wochen; verzögert wird ein Projekt fast nie durch Technik, sondern durch fehlende Inhalte, Zugänge und Entscheidungen.
01 — Einstieg
Womit man anfängt
Den Engpass benennen
Nicht das Interessanteste, sondern das, was am meisten Zeit kostet. Eine Woche mitschreiben, was sich wiederholt, liefert eine realistischere Liste als jeder Workshop.
Klein abgrenzen
Ein Ablauf, ein messbares Ziel. Was funktioniert, wird erweitert — was nicht, kostet wenig.
Die Ausgangslage sichten
Welche Inhalte, Daten und Zugänge sind vorhanden. Bei KI-Wissensdatenbank ist das der Faktor, der Aufwand und Laufzeit am stärksten beeinflusst.
Entscheiden, wer zuständig ist
Für die Einführung und für den Betrieb danach. Ohne diese Festlegung veraltet jedes System.
Erst dann Angebote einholen
Mit klarem Umfang werden Angebote vergleichbar. Ohne ihn bekommt man Zahlen, die nichts miteinander zu tun haben.
02 — Ablauf
Die Schritte im Detail
Quellen festlegen
Welche Ablagen kommen rein, welche bleiben draußen. Meist ist weniger mehr.
Rechte klären
Das Rechtekonzept aus euren Systemen wird übernommen, nicht neu erfunden.
Indexieren und testen
Wir testen mit echten Fragen aus dem Betrieb und messen, ob die richtigen Dokumente gefunden werden.
Rollout
Start mit einer Abteilung, danach Ausweitung. Die Auswertung zeigt, wo Dokumentation fehlt.
03 — Mitwirkung
Was wir von euch brauchen
- Eine Ansprechperson, die entscheiden darf — nicht nur weiterleiten.
- Zugang zu den betroffenen Systemen, rechtzeitig und nicht am Tag des Livegangs.
- Echte Beispiele aus dem Alltag — je unsauberer, desto nützlicher für den Test.
- Zwei bis vier Stunden für Abstimmung, verteilt über die Projektlaufzeit.
- Eine Antwort auf die Frage, was Erfolg bedeutet. Ohne die lässt sich hinterher nichts beurteilen.
04 — Engpässe
Woran es typischerweise hängt
- Inhalte und Zulieferungen. Der mit Abstand häufigste Verzögerungsgrund. Texte, Bilder, Preislisten, Zugänge — was fehlt, blockiert.
- Entscheidungen. Wenn unklar ist, wer freigibt, wartet das Projekt. Eine benannte Ansprechperson mit Entscheidungsbefugnis verkürzt die Laufzeit spürbar.
- Zugänge zu Drittsystemen. Zugriff auf Warenwirtschaft, Telefonanlage oder CRM zu bekommen, dauert regelmäßig länger als die Anbindung selbst.
- Abstimmungsrunden ohne Ende. Zwei Korrekturrunden sind normal, fünf sind ein Zeichen dafür, dass das Ziel am Anfang nicht klar war.
05 — Fragen
Häufige Fragen
Unsere Dokumente sind ein Chaos. Geht das trotzdem?
Zu einem gewissen Grad ja — das System kommt mit unterschiedlichen Formaten und Strukturen zurecht. Was es nicht leisten kann, ist widersprüchliche Information aufzulösen. Wenn drei Versionen einer Preisliste kursieren, muss vorher geklärt werden, welche gilt.
Können wir das schrittweise auf weitere Abteilungen ausweiten?
Ja, das ist der übliche Weg. Start mit einer Abteilung, aus deren Fragen und Ergebnissen lernen, dann erst die nächste anschließen — statt alles auf einmal freizugeben.
Was ist RAG?
Die Abkürzung steht für retrieval-augmented generation. Statt das Sprachmodell aus dem Gedächtnis antworten zu lassen, wird zuerst in euren Dokumenten gesucht, und nur die gefundenen Stellen werden zur Beantwortung herangezogen. Das ist der Grund, warum die Antwort eine Quelle hat.
Muss das in der Cloud laufen?
Nein. Für sensible Bereiche setzen wir Modelle ein, die vollständig auf eurer eigenen Hardware laufen. Das kostet mehr Einrichtung und etwas Antwortqualität, dafür verlässt kein Dokument das Haus.
Sieht dann jeder alles?
Nein. Die Rechte aus euren bestehenden Systemen werden übernommen. Wer einen Ordner heute nicht öffnen darf, bekommt auch keine Antwort daraus.
Wie erkennen wir veraltete Antworten?
Über Datumsangaben und eine Kennzeichnung von Dokumenten, die als überholt markiert wurden. Zusätzlich zeigt die Auswertung, welche Quellen häufig herangezogen werden — die pflegt man dann zuerst.
Wie lange dauert die Einrichtung bei einem großen Dokumentenbestand?
Das hängt weniger an der Menge als am Zustand: Gut strukturierte Ablagen mit wenigen Dopplungen sind in wenigen Wochen einsatzbereit, gewachsene Ablagen mit vielen Altversionen brauchen eine Bereinigungsrunde vorab.
99 — Weiter
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Nächster Schritt
Wir schauen uns eure Ausgangslage an.
Erzählt uns, was heute Zeit frisst. Daraus entsteht eine Einschätzung mit Aufwand und Nutzen — und erst danach ein Angebot.