Ratgeber

KI-Chatbot und Datenschutz: was die DSGVO verlangt

Sobald bei KI-Chatbot personenbezogene Daten verarbeitet werden, gelten klare Pflichten. Welche das konkret sind, was in der Praxis fast immer fehlt und was tatsächlich reicht.

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Kurz gesagt

Sobald bei KI-Chatbot personenbezogene Daten verarbeitet werden, braucht es Rechtsgrundlage, Zweckbindung, definierte Löschfristen, Information der Betroffenen und einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit jedem beteiligten Dienstleister. In der Praxis fehlen fast immer dieselben drei Punkte: die Löschfrist, der Hinweis an der Erhebungsstelle und die Klärung, ob der Anbieter die Daten für eigenes Training nutzt.

01 — Datenschutz

Was die DSGVO verlangt

Sobald personenbezogene Daten verarbeitet werden — und das passiert schneller als gedacht, etwa sobald jemand einen Namen oder eine Telefonnummer eingibt — gelten die üblichen Pflichten: Rechtsgrundlage benennen, Zweck festlegen, Datensparsamkeit einhalten, Löschfristen definieren, Betroffene informieren.

Praktisch heißt das für KI-Chatbot: ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit jedem beteiligten Dienstleister, die Prüfung, wo verarbeitet wird, eine dokumentierte Löschfrist und eine verständliche Passage in der Datenschutzerklärung. Drei Dinge fehlen in der Praxis fast immer: die definierte Löschfrist, der Hinweis an der Stelle, an der die Daten erhoben werden, und die Klärung, ob der Anbieter die Daten für eigenes Training nutzt.

Eine Datenschutz-Folgenabschätzung ist nur bei voraussichtlich hohem Risiko nötig — bei den meisten Vorhaben dieser Art nicht. Die Prüfung selbst sollte trotzdem dokumentiert werden, damit im Anlassfall nachvollziehbar ist, warum sie entfallen ist.

02 — Vertrag

Was schriftlich geklärt gehört

Eigentum an Daten und Zugängen. Sie gehören dem Auftraggeber. Wenn ein Anbieter das nicht klar bestätigt, ist das die wichtigste Information des Gesprächs.
Herausgabe bei Beendigung. In welchem Format, in welcher Frist, zu welchen Kosten.
Keine Mindestlaufzeit ohne Gegenleistung. Bindung ist vertretbar, wenn dafür etwas geliefert wird — sonst nicht.
Was eine spätere Änderung kostet. Nicht der Projektpreis entscheidet über die Gesamtkosten, sondern der Stundensatz für das dritte Jahr.
Dokumentation als Liefergegenstand. Nicht als Zusage, sondern als Position im Angebot.

03 — Risiken

Was schiefgehen kann

Das System antwortet falsch. Begrenzbar, indem es ausschließlich aus geprüften Inhalten arbeitet und bei Unsicherheit weiterleitet statt zu raten. Das ist eine Konfigurationsentscheidung, keine Eigenschaft der Technik.
Der Aufwand wird unterschätzt. Häufigster Grund: unklare Ausgangslage. Eine ehrliche Bestandsaufnahme vor dem Angebot verhindert das zuverlässiger als jeder Puffer.
Niemand pflegt es. Das größte Risiko überhaupt — und das am leichtesten vermeidbare.
Datenschutzlücken. Entstehen fast immer durch fehlende Löschfristen und unklare Zuständigkeit, selten durch die Technik selbst.
Abhängigkeit vom Anbieter. Vermeidbar, wenn Zugänge, Daten und Dokumentation vertraglich beim Auftraggeber liegen.

04 — Fragen

Häufige Fragen

Was passiert mit den Daten unserer Kundinnen und Kunden?

Die Verläufe laufen über Server in der EU, es wird kein Training mit euren Daten gefahren, und wir schreiben euch die passende Passage für die Datenschutzerklärung. Auf Wunsch werden Chatverläufe nach einer festgelegten Frist automatisch gelöscht.

Funktioniert das auch auf einer WordPress-Seite?

Ja. Die Einbindung ist ein einziges Code-Schnipsel im Footer und funktioniert auf WordPress, Shopify, Webflow, Wix, TYPO3 oder einer selbst gebauten Seite gleichermaßen.

Können wir den Bot wieder abschalten?

Jederzeit, mit einem Klick. Das Schnipsel bleibt, der Bot ist weg. Es gibt keine Mindestlaufzeit, die euch bindet.

Rechnet sich das bei uns überhaupt?

Die Rechnung ist simpel: Anfragen pro Woche mal Bearbeitungszeit mal Stundensatz. Bei zwanzig Wiederholungsfragen pro Woche und sieben Minuten pro Stück sind das gut zwei Arbeitsstunden — jede Woche. Wir rechnen das vor dem Angebot mit euren echten Zahlen durch.

Wie viel Arbeit haben wir damit?

Am Anfang etwa zwei bis drei Stunden für das Sammeln der Inhalte und eine Abstimmungsrunde. Danach nichts Regelmäßiges — außer ihr wollt neue Themen ergänzen, was über ein einfaches Dokument geht.

Erfindet ein KI-Chatbot nicht einfach Antworten?

Ein frei laufendes Sprachmodell tut das. Deshalb bauen wir den Bot so, dass er ausschließlich aus einer geprüften Wissensbasis antwortet und die Quelle mitliefert. Findet er nichts, sagt er das und leitet weiter — das ist der wichtigste Teil der Konfiguration.

Was, wenn der Bot eine Frage falsch beantwortet?

Ihr seht jeden Verlauf. Falsche Antworten werden nachgeschärft, indem die Wissensbasis präzisiert wird. In den ersten Wochen passiert das ein paarmal, danach kaum noch.

Nächster Schritt

Schickt uns ein paar Sätze zu eurem Vorhaben.

Wir lesen jede Anfrage selbst und melden uns persönlich zurück. Kein Vertriebsteam, kein Rückrufformular in die Leere.

Anfrage senden ↗ office@pipeline-solutions.at ODER +43 681 207 64 203