Ratgeber

Dokumentenverarbeitung mit KI und der EU AI Act: Kennzeichnungspflicht

Seit August 2026 gelten die Transparenzpflichten des EU AI Act. Was das für eine Dokumentenverarbeitung mit KI konkret bedeutet, wen es betrifft und was in der Umsetzung tatsächlich zu tun ist.

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Kurz gesagt

Seit August 2026 gelten die Transparenzpflichten aus Artikel 50 des EU AI Act: Wer direkt mit einem KI-System kommuniziert, muss das erkennen können. Die Kennzeichnung bauen wir standardmäßig ein. Für eine Dokumentenverarbeitung mit KI heißt das: Die Kennzeichnung ist Pflicht, nicht optional, und gilt unabhängig von der Unternehmensgröße — ein Einzelunternehmen ist genauso betroffen wie ein Konzern. Maßgeblich sind Einsatzzweck und Risiko, nicht die Mitarbeiterzahl.

01 — Rechtslage

EU AI Act: was gilt

Seit August 2026 gelten die Transparenzpflichten aus Artikel 50 des EU AI Act: Wer direkt mit einem KI-System kommuniziert, muss das erkennen können. Die Kennzeichnung bauen wir standardmäßig ein.

Der AI Act unterscheidet nicht nach Unternehmensgröße: Ein Einzelunternehmen mit einem KI-System im Kundenkontakt ist genauso betroffen wie ein Konzern. Maßgeblich sind Einsatzzweck und Risiko, nicht die Mitarbeiterzahl.

Dazu kommt die Pflicht, für ausreichende KI-Kompetenz der damit befassten Personen zu sorgen. Das ist keine Prüfungspflicht, sollte aber dokumentiert sein — eine Schulung mit Teilnehmerliste ist der einfachste Nachweis.

02 — Datenschutz

Was die DSGVO verlangt

Sobald personenbezogene Daten verarbeitet werden — und das passiert schneller als gedacht, etwa sobald jemand einen Namen oder eine Telefonnummer eingibt — gelten die üblichen Pflichten: Rechtsgrundlage benennen, Zweck festlegen, Datensparsamkeit einhalten, Löschfristen definieren, Betroffene informieren.

Praktisch heißt das für Dokumentenverarbeitung mit KI: ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit jedem beteiligten Dienstleister, die Prüfung, wo verarbeitet wird, eine dokumentierte Löschfrist und eine verständliche Passage in der Datenschutzerklärung. Drei Dinge fehlen in der Praxis fast immer: die definierte Löschfrist, der Hinweis an der Stelle, an der die Daten erhoben werden, und die Klärung, ob der Anbieter die Daten für eigenes Training nutzt.

Eine Datenschutz-Folgenabschätzung ist nur bei voraussichtlich hohem Risiko nötig — bei den meisten Vorhaben dieser Art nicht. Die Prüfung selbst sollte trotzdem dokumentiert werden, damit im Anlassfall nachvollziehbar ist, warum sie entfallen ist.

03 — Risiken

Was schiefgehen kann

Das System antwortet falsch. Begrenzbar, indem es ausschließlich aus geprüften Inhalten arbeitet und bei Unsicherheit weiterleitet statt zu raten. Das ist eine Konfigurationsentscheidung, keine Eigenschaft der Technik.
Der Aufwand wird unterschätzt. Häufigster Grund: unklare Ausgangslage. Eine ehrliche Bestandsaufnahme vor dem Angebot verhindert das zuverlässiger als jeder Puffer.
Niemand pflegt es. Das größte Risiko überhaupt — und das am leichtesten vermeidbare.
Datenschutzlücken. Entstehen fast immer durch fehlende Löschfristen und unklare Zuständigkeit, selten durch die Technik selbst.
Abhängigkeit vom Anbieter. Vermeidbar, wenn Zugänge, Daten und Dokumentation vertraglich beim Auftraggeber liegen.

04 — Fragen

Häufige Fragen

Wie gut funktioniert das bei schlechten Scans?

Deutlich besser als klassische Texterkennung, weil das Modell den Zusammenhang mitliest und nicht nur Zeichen erkennt. Wir messen das aber an euren echten Dokumenten und nennen die Quote, statt sie zu versprechen.

Ersetzt das unsere Buchhaltungssoftware?

Nein, es füttert sie. Die Verarbeitung sitzt davor und liefert saubere Daten an das System, das ihr ohnehin nutzt.

Wie schnell sehen wir die Trefferquote, bevor wir uns entscheiden?

Vor dem Angebot: Wir testen an einem Stapel eurer echten Dokumente und nennen die gemessene Quote pro Feld — keine Schätzung, sondern ein Ergebnis, das ihr selbst nachvollziehen könnt.

Was passiert mit dem Papieroriginal?

Das bleibt unangetastet und wird nicht automatisch entsorgt. Für die gesetzliche Aufbewahrungspflicht gilt weiterhin, was euer Steuerberater dazu vorgibt — die Digitalisierung ersetzt das nicht automatisch.

Ist das revisionssicher?

Jede Verarbeitung wird protokolliert: Originaldokument, erkannte Werte, Korrekturen, Zeitstempel, verantwortliche Person. Das Original bleibt unverändert erhalten.

Brauchen wir für jeden Lieferanten eine Vorlage?

Nein, das ist der Unterschied zu älteren Lösungen. Das System erkennt die Felder inhaltlich, nicht über feste Positionen auf dem Blatt — auch bei einem Lieferanten, der zum ersten Mal schickt.

Was passiert bei einem Fehler?

Nichts läuft ungeprüft durch, solange die Trefferquote nicht belegt ist. Das System gibt für jedes Feld eine Sicherheit an; unterhalb einer Schwelle landet der Beleg zur Prüfung bei einem Menschen.

99 — Weiter

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