WhatsApp-Chatbot für Apotheken: Vorbereitung

Kurzantwort

Was muss vor dem Projekt geklärt sein?

Vor einem Projekt zum Thema WhatsApp-Chatbot sollten Apotheken einen konkreten Ablauf auswählen, den heutigen Aufwand erfassen und festlegen, wer fachlich entscheiden darf. Ein sinnvoller Ausgangspunkt ist „Automatische Benachrichtigung bei Verfügbarkeit“. Erst mit einem echten Beispiel lässt sich prüfen, ob das Vorhaben hier hilft.

Ausgangslage

Den heutigen Ablauf festhalten

Ein typischer Reibungspunkt in dieser Branche: Kunden kommen umsonst, weil ein Medikament nicht da ist. Haltet an einem realen Vorgang fest, wer den Kontakt annimmt, welche Informationen fehlen und wo eine Rückfrage entsteht. Eine Skizze auf einer Seite reicht zunächst.

Als Testfall eignet sich „Automatische Benachrichtigung bei Verfügbarkeit“. Sammelt dafür einige echte, anonymisierte Beispiele. So werden Ausnahmen sichtbar, bevor jemand eine Lösung verspricht.

Vorarbeit

Was ihr bereitstellen solltet

• Beispiele für „Automatische Benachrichtigung bei Verfügbarkeit“ und „Vorbestellung über Formular oder Nachricht“
• Vorhandene Inhalte, Daten und Systemzugänge erfassen
• Leistungsbestandteil auf Bedarf prüfen: Anbindung an CRM oder Auftragssystem, damit Verläufe zum Kunden gehören
• Eine verantwortliche Person für Freigaben und fachliche Rückfragen
• Eine Liste der Fälle, die weiterhin ein Mensch bearbeiten muss

Umsetzung

Erster technischer Schritt

Ein möglicher Leistungsbestandteil ist „Opt-in-Logik und Datenschutzhinweise nach DSGVO“. Ob das in eurem Fall erforderlich ist, entscheidet sich erst am vorhandenen System und den Beispieldaten.

Der passende erste Projektschritt heißt „Team einbinden“: Wer sieht was, wer antwortet, wie wird übergeben. Das Postfach wird eingerichtet und erklärt. Plant dafür Zeit mit jemandem ein, der den Alltag im Betrieb kennt.

Nächster Schritt

Ein konkretes Beispiel besprechen

Schickt uns einen echten Ablauf und die wichtigste offene Frage. Daraus lässt sich ein sinnvoller nächster Schritt ableiten.

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