PIPELINEPraxis · Vorbereitung
Prozessautomatisierung für Speditionen: Vorbereitung
Prozessautomatisierung für Speditionen vorbereiten: Welche Abläufe, Inhalte und Zuständigkeiten sollten vor dem ersten Angebot feststehen?
Kurzantwort
Was muss vor dem Projekt geklärt sein?
Vor einem Projekt zum Thema Prozessautomatisierung sollten Speditionen einen konkreten Ablauf auswählen, den heutigen Aufwand erfassen und festlegen, wer fachlich entscheiden darf. Ein sinnvoller Ausgangspunkt ist „Automatische Statusinformation an Auftraggeber“. Erst mit einem echten Beispiel lässt sich prüfen, ob das Vorhaben hier hilft.
Ausgangslage
Den heutigen Ablauf festhalten
Ein typischer Reibungspunkt in dieser Branche: Angebotserstellung für Sonderfahrten ist zeitaufwendig. Haltet an einem realen Vorgang fest, wer den Kontakt annimmt, welche Informationen fehlen und wo eine Rückfrage entsteht. Eine Skizze auf einer Seite reicht zunächst.
Als Testfall eignet sich „Automatische Statusinformation an Auftraggeber“. Sammelt dafür einige echte, anonymisierte Beispiele. So werden Ausnahmen sichtbar, bevor jemand eine Lösung verspricht.
Vorarbeit
Was ihr bereitstellen solltet
- Beispiele für „Automatische Statusinformation an Auftraggeber“ und „Angebotsbausteine für wiederkehrende Relationen“
- Vorhandene Inhalte, Daten und Systemzugänge erfassen
- Leistungsbestandteil auf Bedarf prüfen: Übergabe mit Einschulung, damit ihr kleine Änderungen selbst machen könnt
- Eine verantwortliche Person für Freigaben und fachliche Rückfragen
- Eine Liste der Fälle, die weiterhin ein Mensch bearbeiten muss
Umsetzung
Erster technischer Schritt
Ein möglicher Leistungsbestandteil ist „Aufnahme der bestehenden Abläufe — was passiert heute wirklich, nicht was im Handbuch steht“. Ob das in eurem Fall erforderlich ist, entscheidet sich erst am vorhandenen System und den Beispieldaten.
Der passende erste Projektschritt heißt „Auswahl“: Wir rechnen pro Ablauf die jährliche Zeitersparnis aus und fangen bei dem an, der am meisten bringt — nicht bei dem, der am spannendsten klingt. Plant dafür Zeit mit jemandem ein, der den Alltag im Betrieb kennt.
Nächster Schritt
Ein konkretes Beispiel besprechen
Schickt uns einen echten Ablauf und die wichtigste offene Frage. Daraus lässt sich ein sinnvoller nächster Schritt ableiten.
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