PIPELINESpeditionen · Ratgeber
Speditionen: Rechnungen und Mahnwesen automatisieren
Zwischen erbrachter Leistung und Zahlungseingang liegt in vielen Speditionen mehr Zeit als nötig — meist nicht wegen säumiger Kunden, sondern weil die Rechnung zu spät rausgeht.
Später Zahlungseingang liegt in Speditionen meist nicht am Kunden, sondern daran, dass die Rechnung zu spät rausgeht. Wo die Auftragsdaten ohnehin vorliegen, lässt sich die Rechnung daraus erzeugen; die Prüfung vor dem Versand bleibt bewusst manuell.
01 — Rechnung
Vom Auftrag zur bezahlten Rechnung
Der häufigste Grund für späten Zahlungseingang ist nicht der Kunde, sondern die Verzögerung im eigenen Haus: Die Leistung ist erbracht, die Rechnung geht aber erst zwei Wochen später raus, weil die Unterlagen zusammengesucht werden müssen.
Wo die Daten aus dem Auftrag ohnehin vorliegen, lässt sich die Rechnung daraus erzeugen. In Speditionen betrifft das den Großteil der Standardaufträge. Was bleibt, ist die Prüfung vor dem Versand — die gehört bewusst nicht automatisiert.
Beim Mahnwesen gilt dasselbe wie beim Nachfassen: Die Erinnerung automatisiert man, den Ton nicht. Eine freundliche erste Erinnerung nach wenigen Tagen löst die meisten Fälle, bevor ein Mahnwesen überhaupt nötig wird.
02 — Ansatzpunkte
Abläufe, die sich bei Speditionen lohnen
- Automatische Statusinformation an Auftraggeber
- Auslesen von Frachtpapieren und Lieferscheinen
- Angebotsbausteine für wiederkehrende Relationen
- Abrechnung aus Tourdaten
- Dokumentenarchiv mit automatischer Zuordnung
Ein Ablauf eignet sich, wenn er mindestens wöchentlich vorkommt, klaren Regeln folgt und heute Handarbeit ist. Fehlt einer der drei Punkte, ist Handarbeit meist günstiger.
03 — Rechnung
So rechnet man es vorher aus
Vier Zahlen genügen: Wie oft kommt der Ablauf vor? Wie lange dauert er? Was kostet eine Stunde intern? Und was kostet die Lösung, einmalig plus Betrieb über drei Jahre?
Bei Speditionen ist Automatische Statusinformation an Auftraggeber meist der erste Kandidat für diese Rechnung, weil dieser Ablauf regelmäßig vorkommt und sich gut messen lässt. Wer die eigenen Zahlen nicht kennt, zählt zwei Wochen mit — das reicht für eine belastbare Größenordnung.
Diese Rechnung ist bewusst konservativ: Sie berücksichtigt nur eingesparte Zeit, nicht vermiedene Fehler und nicht die Aufträge, die durch schnellere Reaktion überhaupt erst zustande kommen.
04 — Fragen
Häufige Fragen
Lohnt sich Automatisierung bei individueller Disposition?
Die Disposition selbst bleibt Kopfarbeit. Was wegfällt, ist die Kommunikation drumherum: Statusanfragen, Dokumentenzuordnung, Abrechnungsvorbereitung. Das ist regelmäßig der größere Zeitblock.
Wie gehen wir mit Papierdokumenten um?
Über Scan direkt im Fahrzeug oder am Umschlagpunkt. Das Dokument wird ausgelesen, dem Auftrag zugeordnet und archiviert — der Papierumlauf entfällt.
Arbeitet ihr auch mit Speditionen?
Ja. Wir arbeiten aus dem Mühlviertel für Kundinnen und Kunden in ganz Österreich. Der Großteil der Zusammenarbeit läuft ohnehin über Videocalls und geteilte Dokumente — das spart beiden Seiten Fahrzeit. Wo ein Termin vor Ort sinnvoll ist, kommen wir.
Was kostet der Einstieg?
Das hängt am Vorhaben, nicht an der Branche. Ein Google-Unternehmensprofil samt lokaler Sichtbarkeit ist überschaubar, eine Website oder ein Chatbot sind größere Projekte. Schreibt uns kurz euer Anliegen — wir rechnen das durch und schicken einen Vorschlag.
Womit sollten wir anfangen?
Mit dem Engpass, nicht mit dem Interessantesten. Bei Speditionen ist das erfahrungsgemäß Automatische Statusinformation an Auftraggeber.
Gibt es Förderungen?
Für Digitalisierungsvorhaben gibt es in Österreich mehrere Förderschienen, etwa KMU.DIGITAL oder die aws-Digitalisierungsförderung. Ob und in welcher Höhe eine davon aktuell für euer Vorhaben infrage kommt, prüfen wir individuell mit euch. Aktuelle Bedingungen: kmudigital.at, aws.at.
99 — Weiter
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Nächster Schritt
Wir schauen uns eure Ausgangslage an.
Erzählt uns, was heute Zeit frisst. Daraus entsteht eine Einschätzung mit Aufwand und Nutzen — und erst danach ein Angebot.