Prozessautomatisierung für Personalvermittlungen

Meistens nicht. Der Großteil läuft über die Systeme, die ihr schon habt, plus eine Automatisierungsschicht. Neue Software schlagen wir nur vor, wenn eine echte Lücke besteht.

Bei den Abläufen, mit denen wir üblicherweise anfangen, liegt die Amortisation zwischen vier und zehn Monaten. Das rechnen wir vor dem Angebot vor, nicht danach.

Für Digitalisierungsvorhaben gibt es in Österreich mehrere Förderschienen, etwa KMU.DIGITAL oder die aws-Digitalisierungsförderung (kmudigital.at, aws.at). Ob und in welcher Höhe das aktuell für euch passt, prüfen wir gemeinsam — wichtig: Der Antrag muss genehmigt sein, bevor der Auftrag vergeben wird. Plant dafür Vorlaufzeit ein.

Dann werden die Abläufe angepasst. Wir bauen sie so, dass die veränderlichen Teile — Textbausteine, Empfänger, Schwellwerte — in einer Tabelle stehen, die ihr selbst pflegt, ohne uns zu brauchen.

Im Gegenteil: Ein automatisierter Ablauf ist erstmals vollständig dokumentiert und protokolliert. Ihr seht jeden Durchlauf. Vorher wusste das nur die Person, die es immer gemacht hat.

Vorsichtig. Systeme, die über Zugang zu Beschäftigung entscheiden, gelten unter dem EU AI Act als Hochrisiko-Anwendung mit strengen Auflagen. Unproblematisch ist die strukturierte Erfassung — also das Auslesen von Qualifikationen und Erfahrung. Die Auswahlentscheidung gehört zu einem Menschen, und das sollte dokumentiert sein.

Die Erfassung, nicht die Beurteilung. Lebensläufe in zwanzig Formaten strukturiert verfügbar zu machen, kostet mehr Zeit als die eigentliche Auswahl — und genau das lässt sich automatisieren.

Das hängt an drei Zahlen: wie oft der betroffene Ablauf vorkommt, wie lange er dauert und was eine Stunde bei euch kostet. Bei Personalvermittlungen ist der Ansatzpunkt meist Bündelung der Bewerbungen aus allen Kanälen. Wir rechnen das vor dem Angebot mit euren Zahlen durch — und sagen es, wenn es sich nicht lohnt.