Prozessautomatisierung für Nachhilfeinstitute

Für Digitalisierungsvorhaben gibt es in Österreich mehrere Förderschienen, etwa KMU.DIGITAL oder die aws-Digitalisierungsförderung (kmudigital.at, aws.at). Ob und in welcher Höhe das aktuell für euch passt, prüfen wir gemeinsam — wichtig: Der Antrag muss genehmigt sein, bevor der Auftrag vergeben wird. Plant dafür Vorlaufzeit ein.

Dann werden die Abläufe angepasst. Wir bauen sie so, dass die veränderlichen Teile — Textbausteine, Empfänger, Schwellwerte — in einer Tabelle stehen, die ihr selbst pflegt, ohne uns zu brauchen.

Meistens nicht. Der Großteil läuft über die Systeme, die ihr schon habt, plus eine Automatisierungsschicht. Neue Software schlagen wir nur vor, wenn eine echte Lücke besteht.

In der Praxis fällt selten eine Stelle weg — es fällt der Teil der Arbeit weg, den niemand mochte. Die Zeit geht in Dinge, für die vorher nie welche da war.

Im Gegenteil: Ein automatisierter Ablauf ist erstmals vollständig dokumentiert und protokolliert. Ihr seht jeden Durchlauf. Vorher wusste das nur die Person, die es immer gemacht hat.

Mit strukturierter Aufnahme statt Telefonat. Fach, Stufe, Ziel, mögliche Zeiten — daraus lässt sich sofort zuordnen. In der Spitzenwoche ist das der Unterschied zwischen angenommenen und verlorenen Anfragen.

Über kurze automatische Zusammenfassungen nach jeder Einheit oder wöchentlich. Das ersetzt Nachfragen und ist gleichzeitig das stärkste Argument gegen einen Wechsel.

Das hängt an drei Zahlen: wie oft der betroffene Ablauf vorkommt, wie lange er dauert und was eine Stunde bei euch kostet. Bei Nachhilfeinstituten ist der Ansatzpunkt meist Anfrageaufnahme mit Fach, Schulstufe und Zeitwunsch. Wir rechnen das vor dem Angebot mit euren Zahlen durch — und sagen es, wenn es sich nicht lohnt.