Großhandelsunternehmen · Ratgeber

Großhandelsunternehmen: Telefon entlasten, ohne Anfragen zu verlieren

In vielen Großhandelsunternehmen ist das Telefon gleichzeitig wichtigster Kanal und größte Unterbrechung. Was hilft, ohne dass Anrufer bei der Konkurrenz landen.

HandelStand 2026Angebot nach Anfrage
Kurz gesagt

Großhandelsunternehmen entlasten das Telefon am wirksamsten über eine Rufumleitung bei Nichtannahme auf einen Assistenten, der aufnimmt und einstuft, statt über eine Mailbox. Saisonabhängig je Sortiment, Quartalsenden. Eine Mailbox dokumentiert den Verlust, sie verhindert ihn nicht.

02 — Kanäle

Wie Anfragen tatsächlich hereinkommen

Innendienst, Außendienst, Portal.

Saisonabhängig je Sortiment, Quartalsenden.

Daraus folgt die Reihenfolge: Der Kanal, über den heute die meisten Kontakte kommen, wird zuerst entlastet. Wer stattdessen den Kanal ausbaut, den er sich wünscht, merkt monatelang keinen Unterschied.

03 — Beispiel

Wie das im Alltag aussieht

Beispielszenario

Bestellungen, die als PDF im Postfach ankommen, werden automatisch ausgelesen und als Auftrag angelegt — statt abgetippt.

Entscheidend an diesem Beispiel ist nicht die Technik, sondern die Festlegung davor: Was gilt als dringend, wer wird wann verständigt, und was passiert, wenn niemand erreichbar ist. Diese drei Antworten kosten am Anfang eine Stunde und ersparen später jede Diskussion.

04 — Fragen

Häufige Fragen

Funktioniert das Auslesen bei uneinheitlichen Bestellformaten?

Ja, das ist der Unterschied zu älteren Lösungen: Es braucht keine Vorlage pro Kunde. Positionen, Mengen und Artikelnummern werden inhaltlich erkannt, auch bei einem Kunden, der zum ersten Mal bestellt.

Ersetzt ein Kundenportal den Innendienst?

Nein, es entlastet ihn bei Standardauskünften — Verfügbarkeit, Preis, Lieferstatus. Die Beratung und das Aushandeln bleiben persönlich, und genau dafür ist dann Zeit.

Arbeitet ihr auch mit Großhandelsunternehmen?

Ja. Wir arbeiten aus dem Mühlviertel für Kundinnen und Kunden in ganz Österreich. Der Großteil der Zusammenarbeit läuft ohnehin über Videocalls und geteilte Dokumente — das spart beiden Seiten Fahrzeit. Wo ein Termin vor Ort sinnvoll ist, kommen wir.

Was kostet der Einstieg?

Das hängt am Vorhaben, nicht an der Branche. Ein Google-Unternehmensprofil samt lokaler Sichtbarkeit ist überschaubar, eine Website oder ein Chatbot sind größere Projekte. Schreibt uns kurz euer Anliegen — wir rechnen das durch und schicken einen Vorschlag.

Womit sollten wir anfangen?

Mit dem Engpass, nicht mit dem Interessantesten. Bei Großhandelsunternehmen ist das erfahrungsgemäß Auslesen von Bestellungen aus E-Mail und PDF.

Gibt es Förderungen?

Für Digitalisierungsvorhaben gibt es in Österreich mehrere Förderschienen, etwa KMU.DIGITAL oder die aws-Digitalisierungsförderung. Ob und in welcher Höhe eine davon aktuell für euer Vorhaben infrage kommt, prüfen wir individuell mit euch. Aktuelle Bedingungen: kmudigital.at, aws.at.

Nächster Schritt

Schickt uns ein paar Sätze zu eurem Vorhaben.

Wir lesen jede Anfrage selbst und melden uns persönlich zurück. Kein Vertriebsteam, kein Rückrufformular in die Leere.